Mislukte aanbestedingen
Schoolbesturen zien te vaak hun aanbesteding voor nieuwbouw mislukken. In de huidige overspannen markt is het al moeilijk genoeg om beschikbare aannemers te vinden. De aannemers die wel beschikbaar zijn, geven bovendien vaak aan dat het taakstellend budget dat bij de aanbesteding bekend wordt gemaakt niet toereikend is om de door het schoolbestuur gewenste nieuwbouw te realiseren. Het gevolg is dat de aanbestedingsprocedure mislukt. Het schoolbestuur is dan weer terug bij af.

Alternatief: aannemer betrekken bij ontwerpfase
Als prikkel voor de aannemers om toch deel te nemen aan de aanbesteding en een inschrijving uit te brengen, kunt u denken aan de mogelijkheid om niet alleen realisatie van het schoolgebouw, maar ook betrokkenheid bij het ontwerpteam (bouwteam) aan te besteden. Dit is mogelijk onder de vlag van één en dezelfde (Europese) aanbestedingsprocedure. Deelname van de aannemer aan het bouwteam betekent dat al in een vroeg stadium kan worden samengewerkt tussen aannemer, de aanbestedende dienst en de ontwerpende partij(en), zodat nog op ontwerpoplossingen kan worden bespaard. Zo weten aannemers vanuit hun specifieke expertise vaak goedkopere alternatieven aan te dragen, zonder dat dit ten koste hoeft te gaan van de kwaliteit. De aannemer die de aanbesteding wint, voert het bestek dat in bouwteamverband wordt vervaardigd vervolgens uit.

Werkwijze bouwteam
Hoe gaat het bouwteam in de praktijk te werk? Kort gezegd betreft het een samenwerking tussen de ontwerpende en uitvoerende partijen, waarbij de aannemer als uitvoerende adviseur aan de tekentafel met de architect en de opdrachtgever (de aanbestedende dienst) aanschuift. Door partijen wordt bezien op welke punten het ontwerp nog kan worden geoptimaliseerd vanuit (kosten)technisch oogpunt. Hierbij kan ook worden gedacht aan het zoeken naar alternatieven voor bepaalde materialen en werkzaamheden in verband met (lange) levertermijnen en/of (forse) prijsstijgingen. Uiteindelijk resulteert het bouwteamoverleg in een bestek waar ook de uitvoerende partijen hun bijdrage aan hebben geleverd. Voor de realisatie van het werk op basis van dit bestek doet de aannemer een prijsaanbieding, die onder het plafondbedrag dient te blijven.

De kans dat de aannemer in dit stadium nog zal (dienen te) offreren bóven het plafondbedrag, is nu geminimaliseerd, doordat de aannemer (i) invloed heeft gehad op de kostenaspecten van het ontwerp en (ii) de aannemer de aanbesteding eerder reeds heeft gewonnen en dus al zeker is van de opdracht, op het moment dat hij een acceptabel prijsaanbod doet. Bij prijsovereenstemming met de opdrachtgever, gaat de aannemer over tot uitvoering van de aannemingsovereenkomst, waarop de algemene (bouw)voorwaarden Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 (UAV 2012) van toepassing zal zijn.

Opmerking verdient wel dat een bouwteam alleen toegevoegde waarde heeft indien de aannemer een actieve bijdrage levert aan het bouwteam om tot een uitvoerbaar bestek te komen. Het is vervolgens ook zaak dat partijen duidelijk vastleggen hoe bepaalde ontwerpbesluiten in het bouwteam tot stand zijn gekomen, zodat bij discussies over de uitvoering snel een en ander te herleiden is. Voor ontwerpaansprakelijkheid geldt in bouwteamverband namelijk als uitgangspunt dat iedere partij verantwoordelijk is voor zijn eigen inbreng.

Aandachtspunten voor de praktijk
Enkele aandachtspunten bij het selecteren van een aannemer in bouwteam via een aanbesteding zijn:

1. Neem in het kader van kostenbeheersing een plafondbedrag (taakstellend budget) in de aanbestedingsdocumenten op voor de realisatie van de totale opdracht (bouwteamfase + uitvoeringsfase en eventueel onderhoudsperiode), waaraan aannemer zich conformeert middels inschrijving;
2. Vraag de aannemer om prijseenheden (eenheidsprijzen (EUR/m2/kg), staartkosten (%/EUR) op te geven bij inschrijving, die voor de aannemer bindend zijn en waarop hij zijn uiteindelijke aanbieding dient te baseren. De eenheidsprijzen kunnen bijvoorbeeld gebaseerd worden op het door opdrachtgever vervaardigde voorlopige ontwerp (VO). Is het uitvragen van alle eenheden nog niet (volledig) mogelijk, gelet op de stand van het ontwerp? Bepaal dan in ieder geval dat bij het uiteindelijke prijsaanbod slechts marktconforme prijzen mogen worden geoffreerd en dat extern gemaakte kosten slechts tegen de daadwerkelijke kostprijs in rekening mogen worden gebracht;
3. Door een VO te vervaardigen en bij de aanbestedingsdocumenten te voegen, in plaats van een volledig bestek, wordt de flexibiliteit behouden om nog wijzigingen in bouwteamverband door te voeren;
4. Voeg de concept bouwteamovereenkomst en aannemingsovereenkomst aan de aanbestedingsdocumenten toe, waarbij afwijkingen op de UAV duidelijk gemotiveerd zijn, conform de Gids Proportionaliteit.

Voor complexere projecten waarbij een aanbestedende dienst onvoldoende in staat is de aan de opdracht verbonden technische, financiële en/of juridische voorwaarden adequaat te specificeren kan de concurrentiegerichte dialoog of de mededingingsprocedure met onderhandeling uitkomst bieden. Zie hierover het eerder verschenen artikel “Aanbesteding Theater aan de Parade mislukt: lessen voor de toekomst.”

Meer informatie
Heeft u vragen over dit onderwerp? Wilt u meer informatie? Neem dan contact op met een van onze advocaten van Team Vastgoed. Zij zijn u graag van dienst.