Als bestuurder van een rechtspersoon bent u op grond de wet verplicht om een deugdelijke administratie te voeren. Dit is een fundamentele bestuursverplichting waarmee de bestuurder niet lichtzinnig om kan gaan. Het is zaak dat u als bestuurder weet wat de administratieplicht inhoudt.

Belang bestuurder: aansprakelijkheid in faillissement

De administratieplicht zoals die volgt uit artikel 2:10 BW is om meerdere redenen van belang. Een van die redenen is de nakoming van de administratieplicht in de jaren voorafgaand aan een faillissement. Wanneer het bestuur namelijk drie jaar voorafgaand aan het faillissement niet aan de administratieplicht heeft voldaan, dan staat kennelijk onbehoorlijk bestuur onherroepelijk vast. Tevens wordt dan weerlegbaar vermoed dat dit kennelijk onbehoorlijk bestuur een belangrijke oorzaak van het faillissement is (art. 2:138/248 lid 2 BW). Komt dit vast te staan, dan is de (feitelijk) bestuurder aansprakelijk voor het hele faillissementstekort.

Administratieplicht

Volgens de wetgever is een deugdelijke administratie noodzakelijk voor een doelmatig operationeel en financieel beleid van een onderneming. Een adequate administratie dient duidelijk, betrouwbaar en controleerbaar te zijn en moet als het ware functioneren als het “collectieve geheugen” van de rechtspersoon. Op het moment dat een behoorlijke boekhouding ontbreekt en de jaarrekening niet tijdig wordt gepubliceerd, kan volgens de wetgever dan ook niet worden gesproken van “betrouwbaar en serieus ondernemerschap“.

Om die reden heeft de wetgever de administratieplicht voor het bestuur van de rechtspersoon neergelegd in art. 2:10 BW. De administratie van een rechtspersoon voldoet wanneer op ieder moment relatief eenvoudig inzicht kan worden verkregen in de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon. Deze open norm heeft voor- en nadelen. Enerzijds is er veel vrijheid voor de bestuurder bij het inrichten en voeren van de administratie. Anderzijds is onduidelijk waaraan minimaal moet worden voldaan.

Handvatten voor de bestuurder

De jurisprudentie verschaft hier slechts beperkte duidelijkheid over. Volgens de Hoge Raad in zijn standaardarrest Brens q.q./Sarper wordt voldaan aan de eis uit art. 2:10 BW als “men snel inzicht kan krijgen in de debiteuren- en crediteurenpositie op enig moment en deze posities en de stand van de liquiditeiten, gezien de aard en omvang van de onderneming, een redelijk inzicht geven in de vermogenspositie”.

Later heeft de Hoge Raad in de uitspraak FSM Europe hieraan toegevoegd dat bij de beantwoording van de vraag of aan de administratieplicht is voldaan ook andere elementen van belang kunnen zijn. Dit betekent dat de aard, opzet, organisatie en werkzaamheden van de vennootschap een rol blijven spelen. Aan de administratie van een grote multinational mogen andere, hogere, eisen worden gesteld dan aan de administratie van de groenteboer om de hoek. Een duidelijke, specifieke invulling van de administratieplicht is hiermee echter nog (steeds) niet gegeven.

Administratieplicht

Daarmee kan de administratieplicht wellicht worden beschouwd als één van de minst afgebakende onderwerpen van het bestuurdersaansprakelijkheidsrecht. Ik zal u toch voorzien van enige handvatten:

• De administratieplicht is geen periodieke, maar een voortdurende plicht. U dient er voor te zorgen dat de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon op ieder moment uit de administratie af te leiden zijn.
• Zorg dus voor een systematische verzameling, vastlegging en verwerking van administratieve gegevens. Dit is vooral van belang als de gegevens betrekking hebben op het besturen, functioneren en het beheersen (van risico’s) van de rechtspersoon.
• Bewaar de boeken, bescheiden en andere gegevens zorgvuldig conform de wettelijke bewaartermijn (meestal is dit 7 jaar).
• Zeker in de huidige coronacrisis is een duidelijke, betrouwbare en controleerbare administratie van groot belang. De administratie is het beginpunt van goed en betrouwbaar ondernemerschap!

Met deze punten is het ook begrijpelijk waarom de administratie(plicht) zo belangrijk is en waarom de bestuurdersaansprakelijkheid eraan gekoppeld is. Zonder die deugdelijke administratie kunt u als bestuurder onmogelijk een rechtspersoon op een goede manier besturen. Een recente uitspraak van Rechtbank Rotterdam laat overigens zien dat de administratieplicht niet per definitie is geschonden indien “veel graaf- en spitwerk nodig was om alle aangegane verplichtingen in kaart te krijgen“. Desalniettemin is het voor u als bestuurder zaak – zeker met het oog op eventuele bestuurdersaansprakelijkheid in faillissement – om uw administratie op een zorgvuldige wijze te voeren. Voorkomen is immers beter dan genezen!

Meer informatie

Heeft u vragen of wilt u meer informatie? Neem dan contact op met Koen Vermeulen of één van de andere advocaten van team Insolventie & Herstructurering

Oktober 2020