Besluitvorming en vertegenwoordiging
Besluitvorming en vertegenwoordiging zijn misschien geen onderwerpen waar u meteen aan denkt als het goed gaat met uw onderneming. Maar op het moment dat er zich een conflict binnen het bestuur voordoet, dan had u deze zaken waarschijnlijk liever aan de voorkant beter geregeld.
Besluitvorming binnen het bestuur
Bestaat het bestuur uit meerdere personen? Dan spelen vooral vragen over de inrichting van de besluitvorming en de wijze waarop dit plaatsvindt. Het is daarbij belangrijk dat de uitkomst voortkomt uit onderling overleg. Iedere bestuurder moet kunnen deelnemen aan de besluitvorming en ook aan de beraadslaging die daaraan voorafgaat. Een bestuur kan een reglement vaststellen waarin onder andere wordt geregeld op welke manier zij de besluiten en op welke wijze zij vergaderen.
Meervoudig stemrecht
Binnen het bestuur kan een persoon meer dan één stem hebben, dit wordt het meervoudig stemrecht genoemd. Hier zijn echter wel beperkingen aan gesteld, want het mag niet zo zijn dat een bestuurder de andere bestuurders samen kan ‘overrulen’. Dit kan er wel voor zorgen dat deze persoon besluiten kan tegenhouden.
Belet en ontstentenis
Dit betekent simpel gezegd dat een bestuurder niet kan besturen en dus niet kan besluiten. Belet gaat over situaties waarbij een bestuurder tijdelijk zijn functie niet kan uitvoeren door bijvoorbeeld zwangerschapsverlof, schorsing of ziekte. Bij ontstentenis is er sprake van een bestuurder die zijn functie niet meer vervuld, door bijvoorbeeld ontslag of (vrijwillig) aftreden. Statuten moeten een regeling bevatten omtrent bepaalde situaties van belet en u kunt deze regeling ook zelf verder vormgeven door een regeling op te nemen voor de situatie dat een of enkele bestuurders belet zijn.
Tegenstrijdig belang
Wanneer een bestuurder een persoonlijk tegenstrijdig belang heeft bij een bestuursbesluit, mag hij of zijn niet meedoen aan vergaderingen over dit onderwerp of meebeslissen. Bestaat het bestuur maar uit één persoon, of hebben alle bestuurders een tegenstrijdig belang? In dit geval schuift het recht om te besluiten door naar de raad van commissarissen. Ontbreekt bij deze de bv, dan schuift het recht door naar de aandeelhouders. Om dit soort situaties te voorkomen kunt u in bepaalde gevallen een eigen regeling opnemen die beter bij uw bedrijfsvoering past.
Vertegenwoordiging
Wie mag eigenlijk de vennootschap binden aan derden? En wie mag rechtshandelingen verrichten namens de vennootschap? Dat zijn vragen die gaan over de vertegenwoordiging. Ongeldige besluitvorming leidt er niet toe dat de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de bestuurder wordt ontnomen. Er kan dus toch sprake zijn van een vertegenwoordigingshandeling en daarom is het belangrijk dat u in de tegenstrijdig belang regeling vastlegt dat die vertegenwoordigingsregeling is afgestemd op de aard van de onderneming en ook op het aantal bestuurders.
Iedere bestuurder heeft wettelijk gezien bevoegdheid, maar u kunt deze in bepaalde mate individueel beperken. Zo kunt u ervoor kiezen om een of meerdere bestuurders vertegenwoordigingsbevoegdheid te geven of de bevoegdheid van een bestuurder helemaal uit te sluiten. Bovendien is het ook mogelijk om bevoegdheid te verlenen aan iemand die een bepaalde titel heeft gekregen tijdens de benoeming. Hoe deze beperkingen er in de praktijk uitzien, wordt in de video aan de hand van voorbeelden uitgelegd.
Echter zien we dat de laatstgenoemde mogelijkheid niet vaak wordt gebruikt, omdat een volmacht verlenen eenvoudiger is. Bovendien kunt u op deze manier alsnog vertegenwoordigingsbevoegdheid toekennen en zijn de mogelijkheden om deze te beperken ruimer. Leg dit wel schriftelijk vast in het handelsregister om ervoor te zorgen dat de bv wordt beschermd tegen onbevoegd handelen.
In deze video van de serie ‘DGA, Uitdagingen in het familiebedrijf’ licht advocaat Jeffrey van Nuland de onderwerpen besluitvorming en vertegenwoordiging verder toe.
