Met corporate housekeeping wordt gedoeld op de nakoming van vennootschapsrechtelijke en statutaire verplichtingen die gelden voor uw onderneming. Wanneer uw onderneming is ondergebracht in een rechtspersoon zult u aandacht moeten besteden aan het interne functioneren van de rechtspersoon. Denk daarbij aan de vraag wie neemt welke besluiten en hoe moet dit gebeuren? Daarnaast verdient ook de manier waarop uw onderneming zich naar de buitenwereld presenteert aandacht. Zijn de juiste gegevens bij het handelsregister ingeschreven en aan welke verplichting moet uw onderneming dan voldoen?

Besluitvorming

Vrijwel alle rechtspersonen hebben ten minste twee organen: een bestuur en een aandeelhouders- of ledenvergadering. Bepaalde ondernemingen kennen, al dan niet vrijwillig, nog een derde orgaan: een raad van commissarissen of een raad van toezicht. Deze organen kunnen zelfstandig besluiten, maar hebben soms ook elkaar nodig om tot rechtsgeldige besluiten te kunnen komen. De wet, statuten en eventuele reglementen bepalen wie welke besluiten mag nemen, hoe deze besluiten moeten worden vormgegeven en aan welke vereisten dient te zijn voldaan. Het is belangrijk steeds de relevante formaliteiten in acht te nemen om te voorkomen dat besluiten ongeldig zijn of op een later moment kunnen worden aangetast.

Bijeenroeping en oproeping vergaderingen

Inachtneming van de wettelijke en statutaire formaliteiten is onder meer aan de orde bij het organiseren van een aandeelhoudersvergadering. Wie mag deze vergaderingen bijeenroepen, hoe worden de aandeelhouders uitgenodigd en hoe komt de agenda tot stand? De bijeenroeping en oproeping dient zorgvuldig te worden voorbereid en uitgevoerd. Zowel voor het bestuur als de raad van commissarissen zijn daarbij belangrijke taken weggelegd. Wet en statuten bepalen bovendien hoe tijdens een aandeelhoudersvergadering wordt gestemd. Ook daarvoor is de betrokkenheid van het bestuur en de raad van commissarissen vereist.

Agenda en termijnbeheer

Een jaarlijkse aandeelhoudersvergadering wordt nog wel eens vergeten. Is dat eigenlijk wel nodig? En wanneer moet worden besloten over de verlenging van de termijn voor het opstellen van de jaarstukken? Onze collega’s van team Corporate Advisory ondersteunen u graag bij het opstellen en bijhouden van een (meer)jaarlijkse vergaderplanning. Zij assisteren u bovendien bij het bewaken van termijnen. Zo maakt een rooster van aftreden voor u inzichtelijk wanneer bestuurders of commissarissen moeten worden (her)benoemd.

Inschrijving handelsregister

Juiste en volledige inschrijvingen in het handelsregister behoren eveneens tot een goede corporate housekeeping. Het gaat dan niet alleen om de gegevens van uw onderneming. Bestuurders en commissarissen dienen tijdig te worden in- en uitgeschreven. Om onnodige aansprakelijkheden te voorkomen wilt u bovendien dat voor klanten duidelijk is wie de vennootschap bestuurt en wie de vennootschap mag vertegenwoordigen. Voor wat betreft de bevoegdheid om de onderneming vertegenwoordigen is het goed om te weten dat ook volmachten en eventuele beperkingen daaraan in het handelsregister kunnen worden ingeschreven. Uw onderneming is dan beter beschermd tegen onbevoegde vertegenwoordiging. Zo komt u niet snel voor verrassingen te staan.

UBO-register

Vanaf 27 september 2020 zijn ondernemingen verplicht om hun eigenaren of de personen die zeggenschap hebben in een zogeheten UBO-register in te schrijven. Naast de registratie van de vennootschap bij handelsregister zullen dan ook haar uiteindelijk belanghebbende(n) bij het handelsregister moeten worden geregistreerd. Dat zijn kort gezegd de personen met eigendoms- en/of zeggenschapsrechten binnen de vennootschap. Wij schreven daarover al enkele <blogs>. Bij veel ondernemers bestaan vragen over welke gegevens zichtbaar zullen zijn en voor wie, maar ook of de nieuwe wetgeving aandacht besteedt aan de privacy van de uiteindelijk belanghebbende(n).

Heeft u vragen over onze corporate housekeeping dienstverlening, neem dan contact op met een van de advocaten van ons team Corporate Advisory.