Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing en dienen alle bedrijven en organisaties aan de vernieuwde privacywetgeving te voldoen. Dat geldt in het bijzonder ook met betrekking tot de zieke werknemer.

Voor veel werkgevers geldt dat de ziekmelding van een werknemer het nodige met zich mee brengt en dat het vaak onduidelijk is wat nu wel en niet is toegestaan in het kader van de privacy. Welke vragen mogen aan de zieke werknemer worden gesteld en welke taken zijn nu precies aan de werkgever en welke aan de bedrijfsarts toebedeeld? Ook met betrekking tot het verwerken van informatie omtrent de ziekte van de werknemer dient rekening te worden gehouden met de geldende privacywetgeving. Zo heeft de werkgever bepaalde informatie van de werknemer nodig om bijvoorbeeld te kunnen beoordelen of het loon dient te worden doorbetaald. Ook is het belangrijk voor de werkgever om te weten welke werkzaamheden de werknemer wel kan verrichten, welke niet, en of er eventueel aanpassingen aan de werkplek nodig zijn.

Welke gegevens mogen door de werkgever worden verwerkt?
Het is de werkgever niet toegestaan te informeren naar de aard en oorzaak van de ziekte. Dit zijn immers gegevens die enkel door de arbodienst of bedrijfsarts mogen worden gevraagd en verwerkt. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag de werkgever ook niet zelf vragen naar de beperkingen en de mogelijkheden van de werknemer. Volgens VNO-NCW en MKB-Nederland komen werkgevers hierdoor flink in de knel.

Wel mag de werkgever aan de zieke werknemer de volgende gegevens vragen en registreren bij de ziekmelding:

• het telefoonnummer en het (verpleeg)adres;
• de verwachte duur van het verzuim;
• wat de geldende afspraken en werkzaamheden zijn;
• of de werknemer onder een vangnetbepaling van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt);
• of de ziekte het gevolg is van een arbeidsongeval;
• of de ziekte het gevolg is van een verkeersongeval waarbij een derde betrokken is die eventueel aansprakelijk is;
• hoe vaak de werknemer ziek is (om de loondoorbetalingsverplichting vast te kunnen stellen).

Het is de werkgever niet toegestaan andere gegevens over de gezondheid van de werknemer dan de gegevens die hierboven zijn genoemd, te verwerken. Ook in het geval de werknemer hier toestemming voor geeft, is dit in beginsel niet toegestaan. Vanwege de gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer wordt er namelijk van uitgegaan dat er geen sprake kan zijn van een “vrije” wilsuiting. Een uitzondering hierop betreft het geval waarin een werknemer een ziekte heeft waarbij het noodzakelijk kan zijn dat mensen in zijn directe omgeving weten hoe te handelen in geval van nood (zoals bijvoorbeeld bij een ernstige allergie). In dat geval is het toegestaan om de door de werknemer vrijwillig verstrekte medische gegevens te verwerken.

Wanneer het een kortdurende ziekteperiode betreft, beperkt de gegevensverwerking zich vaak tot de bovenstaande administratieve gegevens. Indien er sprake is van (mogelijke) langdurige arbeidsongeschiktheid dient de werkgever te voldoen aan zijn re-integratieverplichtingen om de werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Bij de begeleiding van arbeidsongeschikte werknemers is de werkgever verplicht zich te laten bijstaan door een bedrijfsarts. Het is de werkgever immers niet zelf toegestaan te oordelen of de werknemer wel of niet ziek is en op welke manier de re-integratie dient plaats te vinden. Dit is de taak van de bedrijfsarts of de arbodienst. De werkgever mag enkel de gegevens die hij van de bedrijfsarts of arbodienst ontvangt verwerken voor zover deze noodzakelijk zijn voor de loondoorbetalingsverplichting of de re-integratie/verzuimbegeleiding. Hierbij valt te denken aan de werkzaamheden waartoe de werknemer wel of niet in staat is, de verwachte duur van het verzuim, de mate van arbeidsongeschiktheid en eventueel benodigde aanpassingen aan de werkplek of de functie.

De verwerkte persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Het is aan de werkgever om aan te tonen dat hij aan de privacywetgeving voldoet indien de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) hiernaar vraagt. Met de invoering van de AVG is de AP bevoegd boetes op te leggen van maximaal EUR 20.000.000,-, of 4% van de wereldwijde jaaromzet, per overtreding.

Conclusie
Geconcludeerd kan worden dat het voor werkgevers van groot belang is om de privacywetgeving strikt na te leven, aangezien de AP met de komst van de AVG de bevoegdheid heeft gekregen forse boetes op te leggen. Aangezien in het geval van een zieke werknemer veel gegevens worden verwerkt, is het van belang dat de werkgever deze verwerking beperkt tot het strikt noodzakelijke.

Heeft u naar aanleiding van dit artikel nog vragen, dan kunt u uiteraard contact opnemen met onze arbeidsrechtadvocaten. Noteert u ook donderdag 7 juni 2018 alvast in de agenda voor het Arbeidsrecht Congres dat dit jaar onder meer in het teken staat van privacy en de zieke werknemer.

April 2018