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Als GeschäftsführerIn einer juristischen Person sind Sie gesetzlich verpflichtet, ordnungsgemäß Buch zu führen. Dabei handelt es sich um eine grundlegende Geschäftsführungspflicht, mit der Sie als GeschäftsführerIn nicht leichtsinnig umgehen sollten. Daher ist es wichtig, dass Sie als GeschäftsführerIn wissen, was es mit der Buchführungspflicht auf sich hat.

Interesse von GeschäftsführerInnen: Haftung im Rahmen der Insolvenz

Die Buchführungspflicht nach Artikel 2:10 niederländisches Bürgerliches Gesetzbuch (Burgerlijk Wetboek / BW) ist aus mehreren Gründen von Bedeutung. Zum einen im Hinblick auf die Erfüllung der Buchführungspflicht in den Jahren vor einer Insolvenz. Wenn die Geschäftsführung nämlich in den drei Jahren vor der Insolvenz ihre Buchführungspflicht nicht erfüllt hat, liegt offensichtlich und unwiderruflich eine unsorgfältige Geschäftsführung vor. Zugleich wird dann widerlegbar vermutet, dass diese offensichtlich unsorgfältige Geschäftsführung eine wichtige Ursache für die Insolvenz ist (Art. 2:138/248 Absatz 2 BW). Sollte dies festgestellt werden, haftet der/die (faktische) GeschäftsführerIn für das gesamte Insolvenzdefizit.

Buchführungspflicht

Nach Ansicht des Gesetzgebers ist eine sorgfältige Buchführung für die zweckmäßige operative und finanzielle Führung eines Unternehmens erforderlich. Angemessen ist die Buchführung dann, wenn sie klar, zuverlässig und überprüfbar ist und sozusagen als das „kollektive Gedächtnis“ der juristischen Person funktioniert. Wird nicht sorgfältig Buch geführt und werden die Jahresabschlüsse nicht fristgerecht veröffentlicht, kann nach Ansicht des Gesetzgebers nicht von „zuverlässiger und ernsthafter unternehmerischer Tätigkeit“ gesprochen werden.

Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber die Buchführungspflicht für die Geschäftsführung juristischer Personen in Artikel 2:10 BW geregelt. Die Buchführung einer juristischen Person erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, wenn jederzeit relativ einfach Einsicht in die Forderungen und Verbindlichkeiten der juristischen Person gewonnen werden kann. Dass diese Norm so offen formuliert ist, hat Vor- und Nachteile. Einerseits wird GeschäftsführerInnen viel Freiheit bei der Einrichtung der Buchführung und bei der Buchführung selbst gewährt. Andererseits ist unklar, welche Mindestanforderungen zu erfüllen sind.

Handreichung für GeschäftsführerInnen

Die Rechtsprechung liefert hierzu nur in begrenztem Maße Aufklärung. Laut dem niederländischen Obersten Gerichtshof (Hoge Raad) in seinem Grundsatzurteil Brens q.q./Sarper ist die Anforderung gemäß Artikel 2:10 BW erfüllt, wenn „man schnell und jederzeit Einblick in die Schuldner- und die Gläubigerposition erhalten kann und wenn diese Positionen und die Liquiditätslage im Hinblick auf Art und Umfang des Unternehmens einen angemessenen Einblick in die Vermögenslage bieten“.

Später hat der Hoge Raad im Urteil FSM Europe hinzugefügt, dass bei der Beantwortung der Frage, ob die Buchführungspflicht erfüllt ist, auch andere Aspekte relevant sein können. Dies bedeutet, dass die Art, der Zweck, die Organisation und die Tätigkeiten der Gesellschaft weiterhin eine Rolle spielen. An die Buchführung eines großen multinationalen Konzerns dürfen andere, d. h. höhere Anforderungen gestellt werden als an die Buchführung des lokalen Gemüsemanns. Eine klare, spezifische Ausgestaltung der Buchführungspflicht ist damit jedoch noch (immer) nicht erfolgt.

Buchführungspflicht

Damit ist die Buchführungspflicht vielleicht einer der am wenigsten abgegrenzten Aspekte des Geschäftsführerhaftungsrechts. Dennoch möchte ich Ihnen eine Handreichung geben:

  • Die Buchführungspflicht ist keine zeitweise, sondern eine fortwährende Pflicht. Sie müssen dafür sorgen, dass die Forderungen und Verbindlichkeiten der juristischen Person jederzeit aus der Buchhaltung abgeleitet werden können.
  • Sorgen Sie also für eine systematische Erhebung, Speicherung und Verarbeitung buchhalterischer Daten. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn die Daten sich auf die Leitung, Funktionsweise und Kontrolle (der Risiken) der juristischen Person beziehen.
  • Bewahren Sie die Bücher, Belege und sonstigen Daten sorgfältig entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist auf (i. d. R. 7 Jahre).
  • Vor allem in der aktuellen Coronakrise ist eine klare, zuverlässige und überprüfbare Buchführung von großer Bedeutung. Die Buchführung ist die Grundlage für eine gute und zuverlässige unternehmerische Tätigkeit!

Vor diesem Hintergrund ist auch verständlich, weshalb die Buchführung(spflicht) so wichtig ist und warum die Geschäftsführerhaftung daran geknüpft ist. Ohne sorgfältige Buchführung können Sie als GeschäftsführerIn unmöglich eine juristische Person gut führen. Aus einem aktuellen Urteil der Rechtbank (vgl. Landgericht) Rotterdam geht übrigens hervor, dass nicht unbedingt eine Verletzung der Buchführungspflicht vorliegt, wenn „einiger Aufwand betrieben werden musste, um sich einen Überblick über alle eingegangenen Verpflichtungen zu verschaffen“. Dennoch sollten Sie als GeschäftsführerIn – insbesondere im Hinblick auf eine mögliche Geschäftsführerhaftung im Falle der Insolvenz – Ihre Bücher sorgfältig führen. Prävention ist schließlich die beste Medizin!

Weitere Informationen

Sie haben Fragen oder wünschen nähere Informationen? Dann wenden Sie sich an Koen Vermeulen oder an die anderen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte aus dem Team Insolvenz und Sanierung.

Oktober 2020