Skip to main content

Update! Die hier erörterte Gesetzgebung ist am 21. April 2020 in Kraft getreten und gilt grundsätzlich bis zum 1. Dezember 2021. Die Mehrzahl der Bestimmungen hat rückwirkende Kraft zum 16. März 2020

Hauptversammlungen, Vorstandssitzungen und Sitzungen des Aufsichtsrats halten wir in dieser Zeit besser nicht von Angesicht zu Angesicht ab. In dieser schwierigen Zeit sind die Beratungen jedoch von wesentlicher Bedeutung und manchmal sogar obligatorisch. Wie halten die Organe der Gesellschaft Versammlungen ab, wenn physische Zusammenkünfte aufgrund des Corona-Ausbruchs nicht möglich sind?

Unternehmen und Investoren haben vor kurzem auf die (Un-)Möglichkeit hingewiesen, Versammlungen mittels elektronischer Hilfsmittel abzuhalten. Inzwischen wurde dazu der Zweiten Kammer des niederländischen Parlaments ein Eilgesetz vorgelegt. Diese Rechtsvorschriften sollen vorübergehend eine elektronische Kommunikation ermöglichen, wo derzeit immer noch physische Beratungs- und Beschlussbildungsverfahren vorgesehen sind.

Eilgesetz

Laut der ursprünglichen Pressemitteilung sollte dies zum Beispiel Börsengesellschaften und Vereine betreffen, die jährlich eine Hauptversammlung abhalten müssen. Eine später veröffentlichte Ergänzung sieht vor, dass die Regelung nicht auf diese juristischen Personen beschränkt ist. Aus dem Gesetzentwurf geht hervor, dass auch für Genossenschaften, Gesellschaften auf Gegenseitigkeit, Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Eigentümergemeinschaften, die jährlich eine Hauptversammlung abhalten müssen, im Eilgesetz (Spoedwet) Regelungen getroffen wurden.

Satzungsmäßige Bestimmungen über physische Treffen der Geschäftsführung, des Aufsichtsrats und der Hauptversammlung und satzungsmäßige Bestimmungen, die die Ausübung bestimmter Vorstandsbefugnisse einschränken oder der Genehmigung eines anderen Organs oder eines Dritten unterwerfen, finden nach dem Eilgesetz keine Anwendung.

Das Eilgesetz bietet der Geschäftsführung ferner die Gelegenheit, eine Gesellschafterversammlung abzuhalten, bei der die Teilnahme ausschließlich über einen Livestream (Audio oder Video) erfolgt. Die Geschäftsführung darf dann den Zugang zu einer physischen Gesellschafterversammlung verweigern. Dies ist jedoch nur möglich, wenn die Mitglieder oder Gesellschafter grundsätzlich bis 72 Stunden vor der Versammlung Gelegenheit hatten, schriftlich oder elektronisch Fragen zu den in der Einberufung genannten Tagesordnungspunkten zu stellen. Diese Fragen müssen spätestens in der Versammlung selbst beantwortet werden. Die Antworten müssen außerdem auf der Website der juristischen Person veröffentlicht werden oder über ein elektronisches Kommunikationsmittel zugänglich gemacht werden.

Hat bereits eine Einberufung zu einer regulären Gesellschafterversammlung stattgefunden, kann die Geschäftsführung bis spätestens 48 Stunden vor dem Zeitpunkt der Gesellschafterversammlung die Art und Weise der Versammlung ändern, um gemäß dem niederländischen Eilgesetz auf Abstand zu tagen. Wenn ein Mitglied oder Gesellschafter nicht optimal an der Versammlung teilnehmen konnte, sind die betreffenden Beschlüsse dennoch rechtswirksam. Daneben kann die Geschäftsführung die Frist für die Abhaltung einer Gesellschafterversammlung und die Frist für die Erstellung des Jahresabschlusses verschieben. Schließlich bestimmt das Eilgesetz auch, dass ein Versäumnis der Offenlegungspflicht, durch die die Geschäftsführerhaftung im Insolvenzverfahren grundsätzlich feststeht, nicht berücksichtigt wird, wenn dieses Versäumnis auf die Coronakrise zurückzuführen ist. Diese Regelung ist zum 1. Oktober 2021 erloschen.

Es wird beabsichtigt, den Abweichungen von Buch 2 BW rückwirkende Kraft bis zum 23. März 2020 zu gewähren. Das Eilgesetz läuft am 1. September 2020 aus, kann danach aber jeweils um zwei (2) Monate verlängert werden.

Andere Optionen (für die BV)

Das Gesetz bietet bereits Möglichkeiten für eine Beschlussfassung auf andere Weise als durch eine physische Versammlung. So werden elektronische Gesellschafterversammlungen vom Gesetz teils unterstützt, aber dafür ist eine Ausarbeitung in der Satzung der BV erforderlich. Für den Fall, dass eine solche satzungsmäßige Regelung fehlt, sieht das Eilgesetz vor, dass die Geschäftsführung dennoch beschließen kann, die Gesellschafterversammlung entsprechend dieser gesetzlichen Regelung zu organisieren.

Im Folgenden wird kurz auf einige alternative Möglichkeiten eingegangen, mit denen die Beschlussfassung bei BVs erreicht werden kann. Um zu verhindern, dass Beschlüsse ungültig sind oder zu einem späteren Zeitpunkt angegriffen werden können, ist dabei immer wichtig, die relevanten Formvorschriften zu berücksichtigen.

Gesellschafterversammlung Bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung können die Gesellschafter auch außerhalb einer Versammlung Beschlüsse fassen. Die Stimmen sind schriftlich abzugeben. Grundsätzlich kann auch per E-Mail abgestimmt werden. Für die Beschlussfassung außerhalb einer Versammlung ist ferner die Zustimmung aller Teilnahmeberechtigten (zu denken ist an Zertifikatinhaber und Pfandgläubiger an Anteilen) erforderlich. Sie können grundsätzlich per E-Mail ihre Zustimmung erteilen. Daneben muss der Geschäftsführung und gegebenenfalls dem Aufsichtsrat vor der Beschlussfassung Gelegenheit gegeben werden, Empfehlungen abzugeben.

Sollte es dennoch notwendig sein, eine physische Gesellschafterversammlung abzuhalten, kann die Zahl der Anwesenden begrenzt werden, indem man Gesellschafter im Wege einer Vollmacht teilnehmen lässt.

Bitte beachten Sie: 

Für diese Möglichkeiten gilt, dass der Gesellschaftsvertrag eine (teilweise) abweichende Regelung vorsehen kann, wodurch diese Optionen manchmal nicht oder nur begrenzt heranzuziehen sind.

Versammlungen der Geschäftsführung und des Aufsichtsrats     Anders als für die Gesellschafter- oder Hauptversammlung gibt Buch 2 BW keine Antwort auf die Frage, ob diese Organe elektronisch tagen können. Auch die Beschlussfassung außerhalb der Versammlung ist für diese Organe nicht gesetzlich geregelt. Der höchstpersönliche Charakter der Ernennung zum Geschäftsführer führt außerdem dazu, dass ausschließlich andere Geschäftsführer bevollmächtigt werden können, an einer Geschäftsführungssitzung teilzunehmen.

Der Mangel an gesetzlichen Bestimmungen hat in diesem Fall eine positive Wirkung: Geschäftsführer und Aufsichtsratsmitglieder haben dadurch mehr Freiheiten, die Art und Weise der Versammlung zu gestalten. Häufig, meist in der eher modernen Satzungen, wurde dazu eine Regelung über die Art und Weise aufgenommen, in der die Geschäftsführung und der Aufsichtsrat Beschlüsse fassen müssen. Auch die Beschlussfassung außerhalb der Versammlung ist in vielen Fällen laut Gesellschaftsvertrag möglich.

Die Satzung bietet der Geschäftsführung und dem Aufsichtsrat in der Regel auch die Möglichkeit, eine Geschäftsordnung festzulegen, in der sie unter anderem die Art und Weise der Sitzungen konkretisieren können. Für die Feststellung einer solchen Geschäftsordnung ist jedoch manchmal die Genehmigung eines anderen Organs erforderlich, beispielsweise der Gesellschafterversammlung.

Wenn die Satzung derartige Regelungen vorsieht und/oder Geschäftsordnungen erlassen wurden, ist es für die Rechtswirksamkeit der Beschlussfassung wichtig, dass die darin enthaltenen Verfahren strikt befolgt werden.

Weitere Informationen

Benötigen Sie Hilfe beim Organisieren von Fernversammlungen und/oder Fragen zu den oben besprochenen Themen? Wenden Sie sich bitte an Jeffrey van Nuland oder einen unserer anderen Kollegen des Teams Unternehmensrecht. Haben Sie weitere Corona-bezogene Fragen? Um Sie so gut wie möglich zu informieren, finden Sie auf unserer Corona Landingpage eine umfassende Q&A-Rubrik mit vielen Fragen und Antworten. Täglich erweitern wir diese Wissensdatenbank um aktuelle Q&As.

 

 

 

Oktober 2021