Digitale Personalakte

Digitale Personalakte
Die Personaldaten eines Mitarbeiters werden von Arbeitgebern (bewusst oder unbewusst) auf unterschiedlichste Weise verarbeitet. Auf Grundlage des niederländischen Gesetzes zum Schutz persönlicher Daten („Wbp”) handelt es sich bei persönlichen Daten, um „alle Daten, die eine identifizierte oder identifizierbare Person” betreffen. Ein typisches Beispiel für persönliche Daten ist die „Bürgerservicenummer“ (BSN-Nummer), die 2007 für alle Bürger in den Niederlanden eingeführt wurde. Als Verarbeitung persönlicher Daten gilt „jede Handlung mit Bezug zu persönlichen Daten“. Gemeint ist damit beispielsweise das Sammeln, Speichern und Verbreiten persönlicher Daten. Die persönlichen Daten eines Arbeitnehmers werden unter anderem in einer Personalakte aufgeführt.

Personalakten
Im Gesetz „Wbp“ werden die Bedingungen für das Führen einer Personalakte festgelegt. So darf der Arbeitgeber in der Personalakte nicht mehr persönliche Daten aufführen als nötig. Dies bezieht sich auf Daten, die erforderlich sind, um einen Arbeitsvertrag ausführen zu können, wie beispielsweise die Bankverbindung. Medizinische Daten dürfen zunächst nicht in einer Personalakte auftauchen. Dies ist nur in Ausnahmefällen möglich, wenn die Kollegen beispielsweise über die schwere Krankheit eines Arbeitnehmers informiert sein müssen, um in Notfällen richtig handeln zu können.

Die persönlichen Daten dürfen außerdem nicht länger gespeichert werden, als dies erforderlich oder vorgeschrieben ist. Als allgemeine Richtlinie gilt eine Aufbewahrungszeit von bis zu zwei Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Für einige Daten allerdings gilt eine Aufbewahrungspflicht von fünf Jahren nach Ende des Arbeitsverhältnisses. Ein Beispiel dafür ist die Lohnsteuererklärung.

Digitale Personalakte
Im Zuge der Digitalisierung erhalten wir immer häufiger Fragen von Mandanten zu den Möglichkeiten, die Personalakten der Mitarbeiter zu digitalisieren. Grundsätzlich ist das Führen digitaler Personalakten gestattet. Jedoch müssen die persönlichen Daten in einer Personalakte besonders gut gesichert werden. Auf Grundlage von Artikel 13 des Gesetzes „Wbp“ muss der Arbeitgeber entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die persönlichen Daten zu sichern. Obwohl dies grundsätzlich natürlich auch für Personalakten in Papierform gilt, erfordert eine digitale Personalakte zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen. Die niederländische Behörde „Autoriteit Persoonsgegevens” betont, dass der Arbeitgeber die Personalakte in Papierform erst dann vernichten darf, wenn die Sicherheit der digitalen Akte gewährleistet ist.

Die technischen Maßnahmen beziehen sich unter anderem auf die Sicherung der Geräte und des Speicherorts. In diesem Zusammenhang gelten Firewalls als Sicherheitsmaßnahme. In bestimmten Fällen, wie bei der Sicherung von Daten über den Gesundheitszustand von Arbeitnehmern, müssen strengere Maßnahmen ergriffen werden. Die sogenannte Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ist ein gutes Beispiel dafür. Die organisatorischen Maßnahmen beziehen sich auf die Verwendung der persönlichen Daten innerhalb des Unternehmens, beispielsweise auf die Frage, welche Mitarbeiter Zugang zu den Daten haben.

Fazit
Obwohl das Digitalisieren von Personalakten gestattet ist, müssen Sie neben den oben genannten Sicherheitsanforderungen weitere Punkte beachten, wie die Beweiskraft des Scans einer Originalurkunde. Deshalb ist es ratsam, einige wichtige Originaldokumente (wie (Arbeits-)Verträge) auch physisch aufzubewahren.

Sie beabsichtigen, Personalakten zu digitalisieren, und haben rechtliche Fragen dazu? Für nähere Informationen rund um dieses Thema können Sie sich unverbindlich an unsere Fachanwälte für Arbeitsrecht wenden.

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Erna Ulen
Anwältin
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