Vorübergehende Möglichkeiten zur Abhaltung digitaler Mitglieder- und Anteilseignerversammlungen beschlossen

Zwecks Eindämmung von COVID-19 ist die physische Abhaltung von Anteilseignerversammlungen, aber auch die Teilnahme von Geschäftsführern, Vorständen und anderen Teilnahmeberechtigten wie Rechnungsprüfern gegebenenfalls nicht gewünscht. Nicht alle Vereinigungen, Kooperationen, Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit, AGs und GmbHs haben in ihren Satzungen eine Möglichkeit verankert, dass die Teilnahme an Mitglieder- und Anteilseignerversammlungen und die Ausübung des Stimmrechts auch mittels elektronischer Kommunikationsmittel erfolgen kann.

Der Gesetzesvorschlag für vorübergehende Maßnahmen im Zuständigkeitsbereich des niederländischen Ministeriums für Justiz und Sicherheit im Zusammenhang mit dem Ausbruch von COVID-19 (Tijdelijke voorzieningen op het terrein van het Ministerie van Justitie en Veiligheid in verband met de uitbraak van COVID-19) soll juristischen Personen und ihren Mitgliedern und Anteilseignern Rechtssicherheit bezüglich der Fassung notwendiger Beschlüsse bieten. Folgendes ist vorübergehend möglich:

  • Vorübergehende Abweichungen für die Abhaltung von (digitalen) Versammlungen seitens Geschäftsführung, Vorstand, Haupt- bzw. Gesellschafterversammlung sind zulässig.
  • Gesetzliche Fristen sind ausgesetzt.
  • Die sogenannte Beweisvermutung (bewijsvermoeden) für die Geschäftsführerhaftung im Insolvenzfall wird vorübergehend begrenzt. Die Nichtoffenlegung (bzw. nicht rechtzeitige Offenlegung) eines festgestellten Jahresabschlusses gilt dann nicht als offensichtlich nicht-ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung seitens der Geschäftsführung.

Allgemeines

  • Satzungsbestimmungen, die (a) die physische Abhaltung von Geschäftsführungs-, Vorstands-, Haupt- und Gesellschafterversammlungen vorsehen und/oder (b) die Ausübung von der Geschäftsführung gewährten Befugnissen einschränken oder der Zustimmung seitens eines anderen Organs oder Dritter unterwerfen, haben keine Gültigkeit.
  • Sofern in dem Gesetzestext Abweichungen zugunsten von Anteilseignern enthalten sind, gelten diese Abweichungen auch für andere Teilnahmeberechtigte. Zum Beispiel für Bevollmächtigte, Versammlungsberechtigte Nießbraucher und Pfandgläubiger, Zertifikatsinhaber, Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder und Rechnungsprüfer.

1) Sie sind Geschäftsführer oder Mitglied des Vorstands in einem Unternehmen der genannten Rechtsformen?

Mit Zustimmung aller Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder kann die Beschlussfassung auch auf anderem als dem physischen Weg, z. B. elektronisch, erfolgen.

2) Sie möchten bezüglich der Abhaltung von Anteilseignerversammlungen von den gesetzlichen Bestimmungen abweichen? Was dabei je nach Rechtsform zu beachten ist, haben wir im Folgenden für Sie zusammengestellt.

Vereniging oder Vereniging van Eigenaars (Verein oder Eigentümervereinigung nach niederländischem Recht)

Der Vorstand kann festlegen, dass Mitgliederversammlungen nicht physisch, sondern ausschließlich elektronisch stattfinden. Der Vorstand kann festlegen, dass die Versammlungsberechtigten keinen physischen Zutritt zur Mitgliederversammlung haben, falls:

  • der Versammlung elektronisch (über Audio oder Video) beigewohnt werden kann und der Vorstand dies in der Einladung mitgeteilt hat;
  • die Mitglieder bis 72 Stunden vor der Versammlung auf schriftlichem oder elektronischem Weg Fragen zu den in der Einladung genannten Themen einreichen können;
  • der Vorstand sich bemüht, dass auch während der Versammlung auf elektronischem Weg oder anderweitig Nachfragen gestellt werden können;
  • die Fragen spätestens im Rahmen der Versammlung beantwortet werden und die Antworten auf der Website veröffentlicht oder (vor der Versammlung) elektronisch verfügbar gemacht werden.

Sofern in der Satzung nicht anderslautend festgelegt, kann der Vorstand darüber hinaus festlegen:

  • dass das Stimmrecht ausschließlich über ein elektronisches Kommunikationsmittel ausgeübt werden kann. Dies ist in der Einladung mitzuteilen oder zusammen mit der Mitteilung über die Änderung der Versammlungsart bekanntzugeben;
  • dass Stimmen, die vor der Versammlung über ein elektronisches Kommunikationsmittel abgegeben wurden, mit während der Versammlung abgegebenen Stimmen gleichgestellt werden.

Beachten Sie auch: Die Tatsache, dass Verbindungsstörungen aufgetreten sind oder ein Versammlungsberechtigter in anderer Weise nicht optimal an der Versammlung hat teilnehmen können, hat keine Folgen für die Rechtsgültigkeit der Beschlüsse.

  • Der Vorstand (und nicht die Mitgliederversammlung) kann festlegen, dass die Frist von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahrs zur Erstellung des Jahresabschlusses um bis zu vier Monate verlängert wird. Für Eigentümervereinigungen gilt, dass diese Frist um bis zu sechs Monate verlängert werden kann.

NV und BV (AG und GmbH nach niederländischem Recht)

Der Vorstand/die Geschäftsführung kann festlegen, dass Haupt-/Gesellschafterversammlungen nicht physisch, sondern ausschließlich elektronisch stattfinden. Der Vorstand/die Geschäftsführung kann festlegen, dass die Versammlungsberechtigten keinen physischen Zutritt zur Haupt-/Gesellschafterversammlung haben, falls:

  • der Versammlung elektronisch (über Audio oder Video) beigewohnt werden kann und der Vorstand dies in der Einladung mitgeteilt hat;
  • die Versammlungsberechtigten bis 72 Stunden vor der Versammlung auf schriftlichem oder elektronischem Weg Fragen zu den in der Einladung genannten Themen einreichen können (bzw. bis 36 Stunden vorher, falls die Entscheidung über eine digitale Versammlung weniger als zehn Tage vor der angesetzten Versammlung getroffen wurde);
  • der Vorstand der AG dafür Sorge trägt bzw. die Geschäftsführung der GmbH sich darum bemüht, dass während der digitalen Versammlung auf elektronischem Weg oder in anderer Weise Nachfragen gestellt werden können, es sei denn, dies kann unter den gegebenen Umständen nicht verlangt werden;

Beachten Sie auch: Für den Vorstand einer AG gilt, dass er sicherzustellen hat:

  • dass die Fragen spätestens im Rahmen der Versammlung beantwortet werden und die Antworten auf der Website veröffentlicht oder (vor der Versammlung) elektronisch verfügbar gemacht werden. So können die Aktionäre/Gesellschafter die Antworten bei Abstimmungen berücksichtigen.

Sofern in der Satzung nicht anderslautend festgelegt, kann der Vorstand/die Geschäftsführung darüber hinaus festlegen:

  • dass das Stimmrecht ausschließlich über ein elektronisches Kommunikationsmittel ausgeübt werden kann. Dies ist in der Einladung mitzuteilen oder zusammen mit der Änderung der Versammlungsart bekanntzugeben;
  • dass jeder Aktionär/Gesellschafter befugt ist, persönlich oder durch einen schriftlich Bevollmächtigten auf elektronischem Weg an der Versammlung teilzunehmen, darin das Wort zu führen und sein Stimmrecht auszuüben;
  • dass Stimmen, die vor der Versammlung über ein elektronisches Kommunikationsmittel oder schriftlich abgegeben wurden, mit während der Versammlung abgegebenen Stimmen gleichgestellt werden. Dies ist in der Einladung mitzuteilen oder zusammen mit der Mitteilung über die Änderung der Versammlungsart bekanntzugeben.

Beachten Sie auch: Die Tatsache, dass Verbindungsstörungen aufgetreten sind oder ein Versammlungsberechtigter in anderer Weise nicht optimal an der Versammlung hat teilnehmen können, hat keine Folgen für die Rechtsgültigkeit der Beschlüsse.

Beachten Sie auch: Wurde die Haupt-/Gesellschafterversammlung bereits einberufen, kann die Änderung der Versammlungsart in eine digitale Versammlung oder die Änderung des Versammlungsorts bis 48 Stunden vor der Versammlung erfolgen.

Geschäftsjahr und Jahresabschluss    

  • Der Vorstand/die Geschäftsführung kann die Frist von sechs Monaten nach dem Ende des Geschäftsjahrs für die Abhaltung einer Haupt-/Gesellschafterversammlung um bis zu vier Monate verlängern.
  • Der Vorstand/die Geschäftsführung (und nicht die Haupt-/Gesellschafterversammlung) kann festlegen, dass die Frist zur Erstellung des Jahresabschlusses um bis zu fünf Monate verlängert wird. Eine offensichtlich nicht-ordnungsgemäße Geschäftsführung ist nicht gegeben, falls die verspätete Hinterlegung des Jahresabschlusses des zuletzt abgeschlossenen Geschäftsjahrs auf COVID-19 zurückzuführen ist. Diese Regelung gilt bis zum 1. September 2023.

Beachten Sie auch: Dokumentieren Sie gut, dass die verspätete Hinterlegung des Jahresabschlusses auf COVID-19 zurückzuführen ist. Dies muss die Geschäftsführung ggf. im Nachhinein nachweisen können. Kann sie dies nicht, kann nachträglich eine offensichtlich nicht-ordnungsgemäße Geschäftsführung festgestellt werden. Die Buchhaltungspflicht bleibt unverändert bestehen!

Stichting (Stiftung nach niederländischem Recht)
Der Vorstand der Stiftung kann (auch wenn satzungsgemäß ein anderes Organ befugt ist) die Frist von sechs Monaten nach dem Ende des Geschäftsjahrs um bis zu vier Monate verlängern.

Empfehlungen und Fazit

  • Gehen Sie sorgfältig vor, wenn Sie bezüglich der Abhaltung von (digitalen) Versammlungen und der damit verbundenen Fristen vorübergehend von gesetzlichen und satzungsmäßigen Bestimmungen abweichen möchten. Für Entscheidungen dieser Art seitens eines Vorstands/einer Geschäftsführung ist ein Beschluss erforderlich. Dokumentieren Sie dies gut, und sorgen Sie für Offenheit und Transparenz.
  • Falls in der Satzung noch keine Möglichkeit für digitale Versammlungen enthalten ist, empfiehlt es sich, eine entsprechende Bestimmung aufzunehmen. So bleiben digitale Versammlungen auch nach Auslaufen der vorübergehenden Maßnahmen möglich. Denn auch in Zukunft können Gegebenheiten auftreten, in denen digitale Versammlungen von Vorteil sind.

Aktuelles
Aktuelle Informationen zu COVID-19 finden Sie auf der Website der niederländischen Behörde für Öffentliche Gesundheit und Umweltschutz RIVM (www.RIVM.nl) und auf unserer Corona-Seite für Unternehmen und Einrichtungen: https://www.boelszanders.nl/de/coronavirus/.

Sie haben Fragen oder möchten sich beraten lassen?
Für Fragen zu diesem Beitrag oder für weitere Beratung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: Jeroen Tulfer, Teamleiter Corporate Advisory.

April 2020

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