Skip to main content

Bij het exporteren van goederen uit Nederland naar landen binnen en buiten de Europese Unie (EU) gelden nationale en internationale regels, wetgeving, exportcontroles en douaneformaliteiten. Hier kun je als ondernemer mee te maken krijgen. Maar wat zijn export restricties precies, voor wie gelden deze restricties en waarom is dit het belangrijk hiervan bewust te zijn en daarnaar te handelen? Dat wordt in deze blogreeks uiteengezet.

De bedoeling van de blogreeks is u als ondernemer te informeren over de aanleiding en de noodzaak van bewustwording van mogelijke exportrestricties en het voorkomen van problemen in uw onderneming bij het handelen in strijd met deze restricties. Een goed compliance protocol kan daarbij helpen.

In de vorige blogs hebben we al uitgebreid stil gestaan bij wat wordt verstaan onder exportrestricties, de organisaties voor wie dit geldt en de gevolgen van het overtreden van de wet- en regelgeving. In dit deel staan we stil bij de nut en noodzaak van export compliance. In het laatste deel besteden we aandacht aan de concrete inhoud van een goed export compliance protocol.

Wat is een export compliance protocol?

Een export compliance protocol dient als interne handleiding, waarin onder meer wordt verwezen naar de interne protocollen en procedures die ervoor moeten zorgen dat alle risico’s met betrekking tot exportcontrole worden afgedekt. Een export compliance protocol is feitelijk een leidraad voor een organisatie om de verantwoordelijkheid voor de naleving van de geldende wet- en regelgeving binnen een bedrijf te regelen en aan te kunnen tonen welke maatregelen er zijn genomen om te handelen in overeenstemming met de wet- en regelgeving. Ook bevat het protocol richtlijnen om ervoor te zorgen dat het beleid intern wordt opgevolgd.

Ieder export compliance protocol is een maatwerkoplossing, omdat de wijze waarop een bedrijf een goed exportcontrolebeleid ontwikkelt afhankelijk is van verschillende factoren. Daarbij valt onder andere te denken aan de grootte van het bedrijf, de goederen en diensten die worden geleverd, de markt waarbinnen het bedrijf opereert en landen waar zaken mee wordt gedaan. Er zal later verder worden ingegaan op wat een export compliance protocol dient te bevatten.

Belang export compliance protocol

De verantwoordelijkheid voor het handelen in overeenstemming met de wet- en regelgeving ligt in principe bij de ondernemer (exporteur) zelf. De exporteur dient vast te stellen of sprake is van een strategisch product of dienst. Dit wordt bepaald aan de hand van een goederencode. Eenzelfde code wordt ook gebruikt voor de aangifte van goederen en diensten bij de douane. Deze lijst is omvangrijk en voor uitleg vatbaar. Alleen al om die reden is het goed om te documenteren en vastleggen welke afwegingen zijn gemaakt om een product te kwalificeren. Mocht je toch twijfelen is het goed vooraf te schakelen met de bevoegde instanties. Zo voorkom je op een later moment een eventuele discussie met de CIUD of de Douane.

Het controleren van bepaalde elementen en het al dan niet opstellen van een export compliance protocol is een verantwoordelijkheid van de onderneming zelf. Vanuit het Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt met klem geadviseerd om een dergelijk protocol in te voeren. Het Ministerie benadrukt dat een protocol noodzakelijk is om achteraf te kunnen vaststellen welke risico’s zijn afgewogen en op basis van welke informatie is besloten tot export over te gaan. Daarbij komt dat banken en andere (overheids)instellingen vanuit compliance oogpunt steeds vaker verwachten van hun klanten dat zij over een dergelijk beleid beschikken.

Voordelen export compliance protocol

Een goed geïmplementeerd export compliance protocol heeft verschillende voordelen. Het verkleint het risico voor een bedrijf op overtreding van wet- en regelgeving. Daarnaast geeft een gedegen export compliance protocol bedrijven de mogelijkheid om gebruik te maken van globale vergunningen, hierdoor heeft de onderneming meer voordelen met betrekking tot het aantal vergunningen dat moet worden aangevraagd, de levertijden, de continuïteit van de onderneming en het verlaagt de administratieve lasten. Voor de Nederlandse overheid is een goed ontwikkelt export compliance protocol een belangrijk instrument in de gedeelde verantwoordelijkheid van de overheid om de ongewenste export van strategische goederen te voorkomen en om zo bij te dragen aan de internationale veiligheid. Het export compliance protocol helpt de onderneming daarnaast om aan de bevoegde autoriteiten te kunnen aantonen dat de onderneming compliant is.
Het voorkomen van financiële schade, omdat er niet wordt voldaan aan de wet- en regelgeving, is vanzelfsprekend van groot belang. Deze schade kan ontstaan als er boetes worden uitgedeeld of als er exportbeperkingen worden opgelegd. De reputatieschade die daar het gevolg van kan zijn is bovendien van groot belang. De reputatieschade kan leiden tot weer extra financiële schade of zelfs tot een faillissement. Dit is te voorkomen door een gedegen export compliance protocol.

Conclusie

In het export compliance protocol worden maatregelen genomen die ervoor zorgen dat de geldende wet- en regelgeving op het gebied van exportcontrole wordt nageleefd en er geen (strafrechtelijke) sancties volgen. Het export compliance protocol dient als een interne handleiding. Het belang daarvan voor een onderneming is groot. In het laatste deel van deze blogreeks gaan we in op de concrete inhoud van een export compliance protocol.

Meer informatie

Wilt u meer informatie over legal compliance en toezicht, compliance op het gebied van internationaal zakendoen en de dienstverlening van Boels Zanders? Neem contact op met Monique Schreurs of Merel Lentjes.