Legal Compliance & Toezicht Internationaal Ondernemen

Op onze algemene pagina over Compliance & toezicht hebben wij al uitgebreid stilgestaan bij het feit dat het voor bedrijven belangrijk is te weten welke wet- en regelgeving van toepassing is op jouw onderneming. In de ene sector is een goed compliance beleid belangrijker dan de andere. Dit houdt verband met de risico’s die u loopt wanneer u niet voldoet aan de wet. Lees hieronder meer over de risico’s en het verschil dat een goed compliance beleid kan maken.

Belang van legal compliance in bepaalde sectoren

In bepaalde sectoren of bedrijfsvoering bestaat een groter risico wanneer u als dienstverlener, producent of leverancier geldende wet- en regelgeving overschrijdt. Dit speelt voor bedrijven die internationaal goederen en diensten importeren en exporteren. Wanneer u als bedrijf internationaal actief bent, moet u rekening houden met zowel internationale- als lokale wet- en regelgeving op het gebied van de invoer en uitvoer van producten over verschillende landgrenzen. Handelen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving is dan extra belangrijk.

Wat is export compliance?

Bij het exporteren van goederen uit Nederland naar landen binnen en buiten de Europese Unie (EU) gelden nationale en internationale regels, wetgeving, exportcontroles en douaneformaliteiten. Export compliance is het actief handhaven en naleven van nationale- en internationale (sanctie) wet- en regelgeving. Deze nationale- en internationale regels en controle op export houden verband met het beperken van de internationale verspreiding van gevoelige goederen. Denk aan dual-use (goederen voor tweeërlei gebruik) of militaire goederen. Het doel van deze regels is het voorkomen dat goederen of diensten in verkeerde handen vallen.

Het belang van een export compliance beleid

In sommige situaties kan het overschrijden van wet- of regelgeving kwalificeren als een strafbaar (economisch) delict. Dit kan gebeuren bij het in- en uitvoeren van producten. Als organisatie wilt u dit te allen tijde voorkomen. Niet alleen vanwege de strafrechtelijke consequenties, maar ook vanwege de imagoschade en financiële schade die dit tot gevolg kan hebben. Daarnaast eisen overheidsorganisaties en financiële dienstverleners vaker dat u kunt aantonen dat de bedrijfsvoering compliant is. Het is van belang om te allen tijde na te gaan met wie u zakendoet en op welke wijze de producten door de afnemer worden gebruikt. Met een goed compliance beleid houdt u grip op uw afnemers en weet u waar uw producten naar toe gaan en welke eisen er gelden in het land van bestemming.

De hierboven genoemde risico’s spelen met name bij diensten of producten die niet illegaal zijn en normaliter worden gebruikt voor civiele doeleinden, maar tegelijkertijd ook een militaire toepassing kunnen hebben. Deze producten worden
aangeduid als ‘dual-use’ producten of ‘producten voor tweeërlei gebruik’. Denk hierbij aan programmatuur, technologie, computers, elektronica, materiaalbewerking, navigatie en vliegtuigelektronica, telecommunicatie, informatiebeveiliging, zeewezen en schepen.

Als het product dat wordt uitgevoerd is opgenomen op de lijst van ‘dual-use’ goederen, is een vergunning vereist. Zonder vergunning kan niet worden geleverd en loopt u als ondernemer kans op boetes en zelfs strafrechtelijke sancties.

Daarnaast bestaat het risico dat een legaal product wordt geleverd aan een persoon of land waartegen een politieke sanctie geldt. Deze sancties zijn opgelegd om te voorkomen dat producten of diensten worden gebruikt voor terroristische doeleinden of op andere wijze waarbij mensenrechten worden geschonden. Wanneer u deze producten (on)bewust levert aan een gesanctioneerd bedrijf of land of het product wordt door de eindgebruiker gebruikt of doorverkocht voor het vervaardigen van nucleaire wapens of worden gebruikt voor militaire doeleinden, loopt u een (financieel) risico.

Als ondernemer bent u daarnaast ook verplicht uw producten of diensten correct aan te geven bij de douane als u deze invoert en uitvoert. Voor het doorbelasten van heffingen en douanetarieven is het hanteren van de juiste goederencode bij de aangifte van essentieel belang. Klopt deze code niet, dan kan de douane een naheffingsaanslag opleggen. Dit kan resulteren in hogere financiële lasten voor uw onderneming.

Export compliance beleid

Een compliance beleid zorgt ervoor dat u de bovengenoemde risico’s inperkt en aanvullende compliance eisen vooraf en tijdig signaleert.

Boels Zanders heeft ruime ervaring met het internationaal zakendoen en meer specifiek het opzetten van een compliance beleid. Met een goed compliance beleid zorgt u ervoor dat uw onderneming altijd weet aan welke exportregeling moet worden voldaan en kunt u aantonen dat uw onderneming handelt in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.

Producten en diensten

Concreet kunnen wij als onderdeel van het compliance beleid de volgende producten en diensten bieden. In gezamenlijk overleg met u kunnen wij beoordelen welke producten en diensten uw organisatie nodig heeft.

1. Compliance check & risicoanalyse

Essentieel om compliant te kunnen zijn, is inzicht hebben in de op uw organisatie toepasselijke wet- en regelgeving. Wij hebben de nationale- en internationale wetgeving in kaart gebracht op het gebied van internationaal zakendoen en in- en exporteren. De op uw organisatie toepasselijke wet- en regelgeving verwerken wij in een overzichtelijk schema. Op basis van het schema brengen wij voor uw organisatie de risico’s in kaart en ondersteunen wij u bij het opstellen en implementeren van een compliance beleid.

Samen kunnen wij vaststellen of uw onderneming compliant is en zo niet, samen een plan van aanpak opstellen om uw onderneming compliant te maken.

Diensten

  • Overzicht geldende wet- en regelgeving
  • Advies noodzaak compliance protocol

2. Opstellen compliance protocol

Wij stellen voor u een compliance protocol op met daarin de werkwijze die uw organisatie moet hanteren om eindgebruikers en het eindgebruik te kunnen screenen. Zo weet u altijd zeker dat u zaken doet met een partij waartegen geen sancties gelden of producten niet of ongeoorloofde wijze worden gebruikt. Wij kunnen onder andere een eindgebruikersverklaring opstellen. Daarnaast zorgt het protocol ervoor dat uw organisatie voldoet aan de noodzakelijke exportvergunningen en overige exportdocumenten.

Diensten

  • Protocol
  • Code of conduct
  • End-use-statement
  • Distributieovereenkomst

3. Implementatie en bewustwording compliance protocol

Het belangrijkste van een goed compliance protocol is het opvolgen daarvan binnen uw organisatie. Bewustwording en training van personeel is belangrijk. Het bijzondere en complexe wetgevingskader waarbinnen uw organisatie haar bedrijfsactiviteiten ontplooit, maakt het steeds belangrijker om uw organisatie compliant te maken en houden. Intern bewustzijn onder uw medewerkers van de regels is dan ook essentieel. Een bewustwordingsprogramma helpt organisaties om compliance naar een hoger plan te tillen.

Diensten

  • Auditing
  • Training en bewustwording
  • Begeleiding implementatie
  • Documentmanagementsysteem

Meer informatie

Wilt u meer informatie over legal compliance en toezicht, compliance op het gebied van internationaal zakendoen en de dienstverlening van Boels Zanders? Neem contact op met Monique Schreurs of Merel Lentjes.

Contact