Skip to main content

Bij het exporteren van goederen uit Nederland naar landen binnen en buiten de Europese Unie (EU) gelden nationale en internationale regels, wetgeving, exportcontroles en douaneformaliteiten. Hier kun je als ondernemer mee te maken krijgen. Maar wat zijn export restricties precies, voor wie gelden deze restricties en waarom is dit het belangrijk hiervan bewust te zijn en daarnaar te handelen? Dat wordt in deze blogreeks uiteengezet.

De bedoeling van de blogreeks is u als ondernemer te informeren over de aanleiding en de noodzaak van bewustwording van mogelijke exportrestricties en het voorkomen van problemen in uw onderneming bij het handelen in strijd met deze restricties. Een goed compliance protocol kan daarbij helpen.

In de vorige blogs hebben we al uitgebreid stil gestaan bij wat wordt verstaan onder exportrestricties, de organisaties voor wie dit geldt, de gevolgen van het overtreden van de wet- en regelgeving en de nut en noodzaak van export compliance. In dit laatste deel besteden we aandacht aan de concrete inhoud van een goed export compliance protocol.

Basiselementen export compliance protocol

Export compliance is het actief handhaven en naleven van nationale- en internationale wet- en regelgeving. Een export compliance protocol bevat concrete beheersmaatregelen voor een organisatie om toe te zien dat wetgeving wordt nageleefd en bevat procedures die ervoor zorgen dat alle risico’s zijn afgedekt.
Het verkleint risico’s op overtreding van wet- en regelgeving. Daarnaast kan door middel van een export compliance protocol worden aangetoond bij de bevoegde autoriteiten dat het een onderneming in voldoende mate compliant is.

Een goed export compliance protocol bevat een aantal basiselementen. Deze basiselementen en wat daaronder wordt verstaan, worden hieronder besproken.

1. Commitment to compliance: toewijding aan het naleven van de wet- en regelgeving.

Belangrijk is dat in het protocol aandacht is voor de positie van het management. Het management van een organisatie moet uitdragen dat de organisatie te maken heeft met exportcontrole en dat daar risico’s aan verbonden zijn. Het is aan het management de medewerkers met deze risico’s bekend te maken en concrete instructies te geven hoe dit kan worden beperkt. Dit creëert bewustzijn in de organisatie.

2. Structuur en verantwoordelijkheid

In een export compliance protocol worden één of meerdere mensen verantwoordelijk gesteld voor de exportcontrole. Daarnaast moet er iemand zijn die verantwoordelijk is voor het toezicht op de naleving van het protocol en het bijhouden van veranderingen in de wet- en regelgeving. Het belangrijk is een protocol een heldere omschrijving van de bedrijfsstructuur en de taakverdeling op te nemen.

3. Export screening procedure

Een van de belangrijkste onderdelen van het protocol is het screenen van de procedure die wordt doorlopen bij de uitvoer van goederen. Er zijn drie stappen die doorlopen moeten worden, namelijk:

Het classificeren van producten
Dit betekent dat het zelf goederen kan classificeren en daarmee kan bepalen of deze aan een vergunningplicht onderhevig zijn. Deze classificatie gaat niet alleen op voor goederen, maar ook voor bijvoorbeeld technologie en programmatuur. Ook kan het bedrijf identificeren wanneer er sprake is van sancties of gevoelige bestemmingen en weet het bedrijf de relevante wet- en regelgeving te vinden en te raadplegen.

Het screenen van ontvangers, eindgebruikers en het eindgebruik
Een protocol moet beschrijven hoe het bedrijf ontvangers, eindgebruikers en andere betrokken partijen screent. Er dient een checklist te zijn met signalen die vragen oproepen, zogenoemde ‘red flags’, nagelopen te worden.

Het screenen van distributeurs
Bij leveringen aan distributeurs dient het bedrijf procedures in te bouwen waarin zij zich er zeker van stellen dat de distributeurs ook compliant zijn. De verantwoordelijkheid van een bedrijf reikt niet tot de vestiging van de distributeur, maar tot aan de eindgebruiker.

4. Controle voorafgaand aan de export

Voorafgaand aan de feitelijke export, dient gecontroleerd te worden of alle aspecten van de geïmplementeerde procedures juist zijn doorgelopen.

5. Training personeel

Zoals eerder aangegeven dient er bewustzijn binnen de hele organisatie aanwezig te zijn omtrent exportcontrole. De wijze waarop medewerkers worden getraind en ingewerkt is onderdeel van het protocol.

6. Audits, rapportage en verbetermaatregelen

Om te toetsen of de compliance goed is geïmplementeerd dient een bedrijf minimaal jaarlijks een interne audit uit te voeren, idealiter periodiek door een onafhankelijke (externe) partij.

7. Archivering

Alle export-gerelateerde documenten dienen bewaard te worden volgens de wettelijke termijn van zeven jaar. De archieven moeten te allen tijde opvraagbaar zijn door de bevoegde autoriteiten.

Tot slot

Het is als onderneming van belang dat je ‘compliant’ bent en voldoet aan de gelende wet- en regelgeving. Wanneer je als onderneming internationaal zaken doet is dit bij het exporteren van goederen en diensten belangrijk. Een export protocol kan daarbij uitkomst bieden. In deze blogreeks over export compliance hebben wij getracht u meer inzicht te geven in de nut- en noodzaak van een beleid op dit gebied.

Meer informatie

Heeft u vragen over de inrichting van het beleid in uw eigen organisatie? Of wilt u van gedachten wisselen over de implementatie daarvan of wilt u een second-opinion? Neem contact op met Monique Schreurs of Merel Lentjes. Zij kunnen u meer informatie geven over legal compliance en toezicht, compliance op het gebied van internationaal zakendoen en de dienstverlening van Boels Zanders.