Nog geen EU vertegenwoordiger? Dan loopt u het risico op een forse boete! 

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft in december 2020 een boete van € 525.000 opgelegd aan het Canadese Locatefamily.com, vanwege het niet hebben van een vertegenwoordiger binnen de Europese Unie. Naast de boete werd ook nog een last onder dwangsom opgelegd van € 20.000 voor iedere twee weken dat Locatefamily.com geen vertegenwoordiger binnen de Europese Unie zou aanwijzen. 

Bent u benieuwd of u voldoet aan uw verplichtingen omtrent het aanwijzen van een EU vertegenwoordiger? In onderstaande blog leggen wij uit onder welke omstandigheden u verplicht bent om een vertegenwoordiger binnen de Europese Unie te benoemen. 

 

Hoe zit het precies?  

De AVG is niet slechts van toepassing op verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers die in de Europese Unie zijn gevestigd. De AVG kan ook van toepassing zijn op bedrijven of organisaties buiten de Europese Unie. Dit is het geval wanneer een organisatie gegevens verwerkt van betrokkenen binnen de Europese Unie en de gegevensverwerking verband houdt met het aanbieden van goederen of diensten of het monitoren van gedrag van betrokkenen. 

In dat geval moet de organisatie in kwestie een vertegenwoordiger binnen de Europese Unie aanwijzen. Deze vertegenwoordiger vertegenwoordigt de organisatie op privacyrechtelijk vlak en is het aanspreekpunt voor alle toezichthoudende autoriteiten en betrokkenen die zijn gevestigd binnen de Europese Unie. Betrokkenen kunnen zich bijvoorbeeld tot de EU vertegenwoordiger wenden met een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens. 

De verplichting om een vertegenwoordiger in de Europese Unie aan te wijzen, geldt sinds de Brexit ook voor bedrijven uit het Verenigd Koninkrijk. Sinds 1 januari 2021 wordt het Verenigd Koninkrijk beschouwd als een derde land. Dit betekent dat organisaties en bedrijven die zijn gevestigd op de Britse eilanden, vanaf deze datum een vertegenwoordiger binnen de Europese Unie moeten aanwijzen. 

 

Wat ging er mis bij Locatefamily.com? 

Locatefamily.com is een bedrijf dat zich bezighoudt met het verzamelen van persoonsgegevens in een online database, zodat mensen in contact kunnen komen met familieleden of vrienden die zij door de jaren heen uit het oog zijn verloren. In veel gevallen zijn de betrokkenen van wie de gegevens worden gepubliceerd, niet bekend met het feit dat zij zijn opgenomen in de database en hebben zij hiervoor geen toestemming gegeven.  

Omdat Locatefamily.com geen vertegenwoordiger in de Europese Unie had aangewezen, was het voor betrokkenen binnen de Europese Unie – waaronder ongeveer 700.000 Nederlanders – zeer moeilijk om te achterhalen aan welke partij zij eventuele verwijderingsverzoeken moesten richten. Dit heeft geleid tot tientallen klachten bij de verschillende toezichthoudende instanties in de hele Europese Unie. Na uitvoering onderzoek heeft de Autoriteit Persoonsgegevens aan Locatefamily.com een boete opgelegd van € 525.000, alsmede een last onder dwangsom die kan oplopen tot € 120.000. 

 

Hoe nu verder? 

Uit de boete aan Locatefamily.com blijkt dat de Autoriteit Persoonsgegevens het niet hebben van een EU vertegenwoordiger beschouwt als een ernstige overtreding van de AVG. Om eventuele boetes te voorkomen, is het belangrijk dat organisaties uit derde landen hun zaken goed op orde hebben. 

Is uw organisatie buiten de Europese Unie gevestigd en heeft u ook nog geen vertegenwoordiger aangewezen, dan helpt Boels Zanders u graag verder. Wij kunnen namens uw organisatie als vertegenwoordiger binnen de Europese Unie optreden en als aanspreekpunt dienen voor toezichthouders en betrokkenen binnen de lidstaten. 

Bent u benieuwd of wij iets voor uw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact op met Monique Schreurs of een andere collega van Team Gegevensbescherming & Privacy. 

 

mei 2021