Sinds de wereldwijde uitbraak van het coronavirus maken veel leveranciers zich zorgen of zij hun verplichtingen nog kunnen nakomen. Bijvoorbeeld omdat toeleveringen zijn stopgezet of logistieke problemen zijn ontstaan. Het is niet altijd duidelijk welke (juridische) gevolgen hieraan zijn verbonden. Voor leveranciers is in ieder geval belangrijk om na te gaan in hoeverre reeds aangegane verplichtingen kunnen worden nagekomen. Indien de vrees bestaat dat dit niet het geval is, kan het risico op (aansprakelijkheid voor) schade worden beperkt door de volgende stappen te ondernemen:
- Overweeg alternatieve manieren om uw contractuele verplichtingen na te komen
Inventariseer de mogelijkheden om niet-nakoming van uw verplichtingen te voorkomen of te beperken. Mogelijk kunt u alternatieve afspraken maken met uw wederpartij(en), zoals het uitstellen of zelfs kwijtschelden van bepaalde verplichtingen. Ook over de verdeling van eventuele extra kosten kunnen afspraken worden gemaakt.
Indien het lukt om alternatieve/aanvullende afspraken te maken, dan is het verstandig om deze afspraken schriftelijk vast te leggen. Dat voorkomt latere discussies.
- Contractuele ‘Force Majeure’-bepalingen (overmacht)
Indien nakoming van uw verplichtingen (gedeeltelijk) onmogelijk blijkt, kunt u mogelijk een beroep doen op overmacht, ofwel ‘force majeure’. Het is erg afhankelijk van de situatie of een beroep op de wettelijke overmachtsbepaling mogelijk is. Contractueel kan de mogelijkheid om ‘force majeure’ te claimen zijn uitgebreid. Daarom adviseren wij u om te controleren of in uw contracten en/of algemene voorwaarden is voorzien in een overmachtsbepaling en wat de rechtsgevolgen daarvan zijn.
Een overmachtsbepaling bevat vaak een lijst met gebeurtenissen die overmacht opleveren. Het is niet altijd duidelijk of het coronavirus overmacht oplevert. Als bijvoorbeeld ziektes, epidemieën of quarantaines in de overmachtsbepaling zijn opgenomen, zal het coronavirus al snel als overmachtssituatie gelden. Ook indien de overmachtsbepaling overheidsmaatregelen, stakingen, plotselinge belemmeringen in de infrastructuur of tekorten in transport als omstandigheid noemt, kan – onder verwijzing naar de (overheids)maatregelen die zijn genomen om de verspreiding van de ziekte in de dammen – waarschijnlijk een beroep worden gedaan op overmacht.
Een succesvol beroep op overmacht kan ertoe leiden dat u (tijdelijk) wordt ontheven van uw contractuele verplichtingen en een contractpartij geen schadevergoeding kan vorderen. Het rechtsgevolg van een beroep op overmacht is verder afhankelijk van hetgeen is opgenomen in het contract.
NB: voor een beroep op overmacht geldt wel dat de nakoming door de overmachtssituatie onmogelijk moet zijn. Het enkele feit dat de levering door het coronavirus ingewikkelder of duurder is, rechtvaardigt een beroep op een overmachtsbepaling vaak niet.
- Informeer de wederpartij tijdig
Indien u niet in staat bent om (tijdig) aan uw verplichtingen te voldoen, dan zult u de wederpartij daarvan op de hoogte moeten stellen. Wij adviseren u om dit tijdig en proactief te doen. In sommige contracten is zelfs een termijn opgenomen waarbinnen een melding van de overmacht moet worden gedaan. Indien deze termijn is verstreken, is een beroep op de overmachtsbepaling niet meer mogelijk. Als proactief mededeling wordt gedaan, zult u op meer begrip van uw contractpartij kunnen rekenen.
Voorbeeld bericht aan afnemers:
Beste klant,
Het coronavirus verspreidt zich snel en raakt inmiddels ook het bedrijfsleven. Het ziekteverzuim en de wereldwijd genomen (overheids)maatregelen om de verspreiding van het virus tegen te gaan hebben grote invloed op de handel en zorgen voor vertraging in de toelevering.
Wij willen u hierbij informeren dat wij als gevolg van deze overmachtssituatie mogelijk niet in staat zijn om onze verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst(en) met u (tijdig) na te komen. Uiteraard zullen wij wel alles in het werk stellen om aan onze verplichtingen te voldoen.
Voor meer informatie over de status van uw order kunt u contact opnemen met [naam/team/lokale vertegenwoordiger].
Met vriendelijke groet,
- Controleer of eventuele schade onder de verzekering valt
Als een wederpartij aanspraak maakt op schadevergoeding vanwege verlate (op)levering, kunt u controleren of uw verzekering de schade dekt. Indien dit het geval is, kan de claim worden gemeld aan de verzekeraar. Indien schade wordt geleden aan uw producten vanwege transportproblemen, dan biedt een goederentransportverzekering mogelijk uitkomst. Hoewel het coronavirus zelf geen materiële schade toebrengt aan goederen, biedt een goederentransportverzekering soms wel dekking voor bederf van goederen door bijvoorbeeld een vertraagd transport.
- Maak nieuwe contracten en algemene voorwaarden ‘corona-proof’
Naast alle voornoemde maatregelen om uw risico op aansprakelijkheid en schade te verkleinen, raden wij u aan om bij het aangaan van nieuwe contracten en/of algemene voorwaarden een passende regeling op te nemen over overmacht die is afgestemd op uw specifieke bedrijfsactiviteiten. Van belang is dat daarin duidelijk is vastgelegd welke omstandigheden kwalificeren als overmacht én welke gevolgen een overmachtssituatie heeft voor de verplichtingen van de partijen of zelfs voor het voortbestaan van de overeenkomst.
Meer informatie
Heeft u hulp nodig bij het beoordelen of aanpassen van uw contract en/of algemene voorwaarden in verband met het coronavirus of heeft u andere vragen over dit onderwerp? Neem dan contact op met ons team Commerciële Contracten. Zij zijn u graag van dienst.
16 April 2020
