Als bestuurder van een rechtspersoon bent u op grond van de wet verplicht om een deugdelijke administratie te voeren. Dit is een fundamentele verplichting van de bestuurder(s). Het is belangrijk dat u als bestuurder weet wat de administratieplicht inhoudt.
Volgens de wetgever is een deugdelijke administratie noodzakelijk voor een doelmatig operationeel en financieel beleid van een onderneming. Een adequate administratie dient duidelijk, betrouwbaar en controleerbaar te zijn. De administratie moet als het ware functioneren als het “collectieve geheugen” van de rechtspersoon. Op het moment dat een behoorlijke boekhouding ontbreekt en de jaarrekening niet tijdig wordt gepubliceerd, kan volgens de wetgever dan ook niet worden gesproken van “betrouwbaar en serieus ondernemerschap“.
Om die reden heeft de wetgever de administratieplicht voor het bestuur van de rechtspersoon neergelegd in art. 2:10 BW. De administratie van een rechtspersoon voldoet wanneer op ieder moment relatief eenvoudig inzicht kan worden verkregen in de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon. Deze open norm heeft voor- en nadelen. Enerzijds is er veel vrijheid voor de bestuurder bij het inrichten en voeren van de administratie. Anderzijds is niet helemaal duidelijk waaraan minimaal moet worden voldaan.
Handvatten voor de bestuurder
De rechtspraak verschaft hier slechts beperkte duidelijkheid over. Volgens de Hoge Raad wordt voldaan aan de eis uit art. 2:10 BW als:
“men snel inzicht kan krijgen in de debiteuren- en crediteurenpositie op enig moment en deze posities en de stand van de liquiditeiten, gezien de aard en omvang van de onderneming, een redelijk inzicht geven in de vermogenspositie”.
Later heeft de Hoge Raad hieraan toegevoegd dat bij de beantwoording van de vraag of aan de administratieplicht is voldaan ook andere elementen van belang kunnen zijn. Dit betekent dat de aard, opzet, organisatie en werkzaamheden van de vennootschap een rol blijven spelen. Aan de administratie van een grote multinational mogen andere, hogere, eisen worden gesteld dan aan de administratie van de groenteboer om de hoek. Een duidelijke, specifieke invulling van de administratieplicht is hiermee echter nog (steeds) niet gegeven.
Belang bestuurder
Voor u als bestuurder is deze onduidelijkheid niet optimaal, want naast de bedrijfseconomische redenen is de administratie(plicht) om meerdere redenen van belang. Eén van die redenen is de nakoming van de administratieplicht in de jaren voorafgaand aan een faillissement. Het is namelijk zo dat wanneer het bestuur drie jaar voorafgaand aan het faillissement niet aan de administratieplicht heeft voldaan, kennelijk onbehoorlijk bestuur onherroepelijk vaststaat. Ook wordt dan weerlegbaar vermoed dat dit kennelijk onbehoorlijk bestuur een belangrijke oorzaak van het faillissement is (art. 2:138/248 lid 2 BW). Oftewel: komt dit vast te staan, dan is de (feitelijk) bestuurder aansprakelijk voor het hele faillissementstekort. Bestuurders die hiertoe worden veroordeeld gaan in veel gevallen persoonlijk failliet.
Een tweede reden is dat het niet naleven van de administratieplicht strafbaar is gesteld in het wetboek van strafrecht. Zo kan de bestuurder van de failliete vennootschap die voor of tijdens het faillissement niet heeft voldaan aan de administratieplicht, worden gestraft met een gevangenisstraf van ten hoogste vier jaar.
Onze tips
Over de administratieplicht kan dus niet te lichtzinnig worden gedacht. Onze specialisten kunnen u ondersteunen bij discussies met de curator over de administratieplicht. Wij voorzien u graag van enkele tips:
- De administratieplicht is geen periodieke, maar een voortdurende plicht. U dient ervoor te zorgen dat de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon op ieder moment uit de administratie af te leiden zijn.
- Zorg dus voor een systematische verzameling, vastlegging en verwerking van administratieve gegevens. Dit is vooral van belang als de gegevens betrekking hebben op het besturen, functioneren en het beheersen (van risico’s) van de rechtspersoon.
- Bewaar de boeken, bescheiden en andere gegevens zorgvuldig conform de wettelijke bewaartermijn (meestal is dit zeven jaar).
- Zeker in de huidige coronacrisis is een duidelijke, betrouwbare en controleerbare administratie van groot belang. De administratie is het beginpunt van goed en betrouwbaar ondernemerschap!
