Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hebben werknemers recht op inzage in de persoonsgegevens die de werkgever van hen verwerkt. De vraag is echter of dat ook geldt in het geval dat kopieën van stukken met daarin opgenomen persoonsgegevens al eerder aan de werknemer zijn verstrekt. Daarover heeft de rechtbank Den Haag zich bij uitspraak van 31 augustus 2018 uitgelaten (ECLI:NL:RBDHA:2018:10910).

Feiten
Tussen de werknemer en werkgever bestaat een arbeidsrechtelijk geschil. De werknemer laat zich bijstaan door een advocaat die vervolgens het personeelsdossier opvraagt bij de werkgever. Werkgever stuurt daarop slechts een gedeelte van het dossier toe, namelijk: de arbeidsovereenkomst, het ziekteverzuimreglement en de vergunning van de werkgever op grond van de Drank- en Horecawet.

Werknemer wenst echter het volledige dossier te ontvangen. De werkgever blijft volharden in zijn standpunt dat hij niet het volledige dossier behoeft te overleggen omdat: a) de werknemer al eerder een kopie van die stukken heeft ontvangen of b) de werknemer al bekend is met de gegevens die daarin staan. Dit resulteert erin dat de werknemer een kort geding start, waarin hij zich beroept op het inzagerecht dat is neergelegd in artikel 15 AVG.

De kantonrechter stelt de werknemer vervolgens in het gelijk omdat de werkgever ten onrechte de reeds in het verleden verstrekte stukken niet verstrekt. Daarbij acht de rechter het volgende van doorslaggevend belang:

• Het transparantiebeginsel is een belangrijk uitgangspunt van de AVG: iedereen moet in de gelegenheid zijn om persoonsgegevens die over hem zijn verzameld in te zien, om dat recht eenvoudig en met redelijke tussenpozen uit te oefenen, zodat hij zich van de verwerking op de hoogte kan stellen en de rechtmatigheid kan controleren (zie ook overweging 63 van de AVG).
• Artikel 15 AVG geeft daarom recht op inzage én op een kopie van de persoonsgegevens, zonder daaraan andere beperkingen te verbinden dan “de rechten en vrijheden van anderen”.
• Het recht op inzage kan slechts in een beperkt aantal gevallen worden geweigerd. Voor Nederland is dit nader uitgewerkt in de Uitvoeringswet AVG (UAVG). Een inzageverzoek kan bijvoorbeeld worden geweigerd als dat noodzakelijk en evenredig is voor de waarborging de nationale veiligheid, onderzoek naar strafbare feiten, de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen en de inning van civielrechtelijke vorderingen (artikel 41 UAVG).
• Of de gevraagde documenten al eerder zijn verstrekt aan de werknemer of dat hij al bekend zou zijn met de daarin opgenomen persoonsgegevens, is gelet op het voorgaande dus géén grond om een inzageverzoek te weigeren.
• Artikel 15 lid 3 AVG bepaalt dat de werkgever voor het verstrekken van bijkomende kopieën geen andere kosten in rekening mag brengen dan een ‘redelijke vergoeding’ op basis van de administratieve kosten. Volgens de rechter volgt ook uit deze bepaling dat een werknemer mag vragen om stukken die eerder (ooit eens) zijn verstrekt. De rechter concludeert dan ook dat de werknemer recht heeft op ontvangst van de ontbrekende stukken en dat de werkgever die afgifte dan niet kan weigeren onder het mom dat stukken al eerder zijn verstrekt. De werkgever wordt veroordeeld tot verstrekking van die stukken, onder last van dwangsom.

Conclusie
De rechter concludeert dan ook dat de werknemer recht heeft op ontvangst van de ontbrekende stukken en dat de werkgever die afgifte dan niet kan weigeren onder het mom dat stukken al eerder zijn verstrekt. De werkgever wordt veroordeeld tot verstrekking van die stukken, onder last van dwangsom.

Meer informatie
Heeft u vragen over dit onderwerp? Wilt u meer informatie? Neem dan contact op met Roel Metsemakers of een van de andere advocaten van team Privacy of team Arbeidsrecht. Zij zijn u graag van dienst.