Skip to main content

Op 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming in werking. Deze verordening brengt een aantal wijzigingen met zich onder andere ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens en het monitoren van werknemers. De AVG geeft open normen die voor een deel nader worden uitgelegd door de zogenaamde artikel 29 werkgroep (een onafhankelijk advies- en overlegorgaan van Europese Privacy toezichthouders). De werkgroep heeft hierover in haar opinie – vrij vertaald – de volgende uitleg opgenomen:

“Er moet aan werknemers effectieve communicatie worden verstrekt over eventuele monitoring die plaatsvindt, de doelen voor deze monitoring en de omstandigheden waaronder monitoring plaatsvindt, evenals de mogelijkheden voor werknemers om te voorkomen dat hun gegevens worden vastgelegd door monitoringtechnologieën. Beleid en regels met betrekking tot legitiem toezicht moeten duidelijk zijn en gemakkelijk toegankelijk.”

Deze monitoring ziet ook op het controleren van e-mails. Maar wat houdt de open norm en de uitleg in? Wat mag een werkgever wel of niet? Aangezien er geen concrete regels zijn geformuleerd dient teruggevallen te worden op uitspraken van rechters.

In 1992 is al bepaald dat het recht op privacy zich ook over de werkplek van de werknemer uitstrekt. Dit recht mag onder omstandigheden wel worden ingeperkt. De werkgever heeft namelijk het recht om zijn werknemers te controleren. Het Europees Hof voor de Rechten van de Mens (EHRM) heeft recent bepaald dat een werkgever e-mailberichten van zijn werknemer slechts kan controleren indien voor de werknemer kenbaar is of kan zijn dat zijn e-mailberichten worden gecontroleerd. De werkgever moet de werknemer vooraf informeren over de aard, reikwijdte, omvang en wijze van controle van berichten. Indien niet op voorhand duidelijk kenbaar is gemaakt dat monitoring plaatsvindt, mag de werknemer ervan uit gaan dat de communicatie privé is. De werkgever dient bovendien een gerechtvaardigd doel te hebben voor de controle, bijvoorbeeld als de werkgever van mening is dat sprake is van misbruik. Controle van de werknemer mag ook enkel voor dat doel worden ingezet. Verder moet worden voldaan aan de subsidiariteits- en proportionaliteitseis. Dat wil zeggen dat nagegaan dient te worden of de e-mailcontrole wel noodzakelijk is. Indien er minder ingrijpende middelen dan e-mailcontrole voorhanden zijn dan moet de werkgever daartoe overgaan. Indien deze middelen er niet zijn, moet controle op een zo min mogelijk ingrijpende wijze plaatsvinden. Verder dient de vraag te worden gesteld of het belang van controle door de werkgever groter is dan het recht op privacy van de werknemer. Of controle proportioneel is, kan onder andere aan de hand van de volgende afwegingen worden beoordeeld: Wordt de inhoud van de berichten of alleen de hoeveelheid berichten gecontroleerd en hoelang wordt een werknemer gecontroleerd?

Kortom, onder omstandigheden is het gerechtvaardigd indien een werkgever de e-mails van een werknemer controleert. Het recht op privacy van de werknemer moet dan wijken voor het belang dat de werkgever bij controle heeft.

Een werkgever doet er goed aan om de voorschriften vast te leggen in een protocol. Verder geldt dat de ondernemingsraad een instemmingsrecht heeft bij het vaststellen of wijzigen van een regeling waarin voorzieningen zijn opgenomen die gericht zijn op of geschikt zijn voor controle van werknemers.

Onze specialisten van arbeidsrecht en privacy kunnen u hierbij ondersteunen.

Maart 2018