De Commissie van Aanbestedingsexperts beantwoordt die vraag bevestigend in advies 99.

Casus
Een aanbestedende dienst kondigt op 23 januari 2014 via TenderNed een Europese openbare procedure voor de productie, levering en onderhoud van motorfietsen aan. Uit de aankondiging blijkt dat de aanbestedende dienst:

• de uiterste termijn voor het stellen van vragen vaststelt op 3 maart 2014;
• de sluitingsdatum voor ontvangst van de inschrijvingen vaststelt op 17 maart 2014.

Eén van de in de opdracht geïnteresseerde marktpartijen stelt een groot aantal vragen binnen de gestelde termijn. Naar aanleiding van deze vragen publiceert de aanbestedende dienst op 6 maart 2014 een nota van inlichtingen. Bovendien besluit de aanbestedende dienst de sluitingsdatum voor ontvangst van de inschrijvingen te verzetten naar 27 maart 2014, zodat potentiële inschrijvers gelet op het aantal gestelde vragen voldoende gelegenheid wordt geboden de antwoorden op die vragen in de inschrijving te verwerken. De aanbestedende dienst handhaaft evenwel de uiterste termijn voor het stellen van vragen.

De vorenbedoelde marktpartij stelt vervolgens op 19 maart 2014 naar aanleiding van de nota van inlichtingen wederom een aantal vragen. Vanwege het feit dat deze na de uiterste termijn voor het stellen van vragen zijn gesteld, besluit de aanbestedende dienst deze vragen niet meer te beantwoorden. De marktpartij besluit daarop een klacht in te dienen eerst bij de klachtencommissie van de aanbestedende dienst en vervolgens – nadat deze de klacht ongegrond verklaart – bij de Commissie van Aanbestedingsexperts.

Oordeel Commissie van Aanbestedingsexperts
De Commissie is van oordeel dat de klacht ongegrond is. Aangezien uit de aanbestedingsstukken volgt dat inschrijvers uiterlijk op 3 maart 2014 vragen dienden te stellen, mocht de aanbestedende dienst volgens de Commissie geen vragen meer beantwoorden die door een inschrijver over de aanbestedingsstukken en de nota’s van inlichtingen werden gesteld ná het verstrijken van die datum. Zou de aanbestedende dienst dergelijke vragen toch beantwoorden, dan zou zij handelen in strijd met het beginsel van gelijke behandeling (art. 1.8 Aw 2012) en het transparantiebeginsel (art. 1.9 Aw 2012).

Wél had het volgens de Commissie op de weg gelegen van de aanbestedende dienst om de uiterste termijn voor het stellen van vragen te verlengen, zodra zij in de aanloop naar het uitbrengen van de nota van inlichtingen (op 6 maart 2014) met een enorme hoeveelheid vragen werd geconfronteerd. De aanbestedende dienst had er naar het oordeel van de Commissie in de gegeven omstandigheden namelijk rekening mee moeten houden dat de antwoorden op die vragen nieuwe vragen bij inschrijvers zouden kunnen oproepen.

Advies Boels Zanders
Hoewel wij het advies van de Commissie vanuit juridisch perspectief onderschrijven, adviseren wij inschrijvers desalniettemin om ook na het verstrijken van de in de aanbestedingsstukken genoemde termijn vragen te stellen ingeval (cumulatief):

Van inschrijvers wordt immers in het kader van een aanbesteding een proactieve houding verwacht en de (grillige) jurisprudentie van de civiele rechter toont aan dat het niet stellen van vragen in gevallen als het onderhavige wel degelijk kan leiden tot het verlies van rechten.

Aanbestedende diensten adviseren wij in het kader van een aanbesteding niet zonder meer de wettelijke minimumtermijnen hanteren, maar de duur van deze termijnen steeds opnieuw afhankelijk te maken van de aard, omvang en complexiteit van de opdracht (proportionaliteit). Dat is niet enkel in het belang van inschrijvers, maar ook in het belang van aanbestedende diensten zelf. Nakoming van de wettelijke verplichting tot het hanteren van redelijke (proportionele) termijnen zal immers in de regel de kwaliteit van de inschrijvingen ten goede komen.

Februari 2016