Zodra werknemers ziek worden, wisselen diverse partijen gegevens over hen uit. Als deze gegevens niet goed worden beschermd, kan dit verregaande gevolgen hebben voor de privacy van werknemers.

Met de nieuwe beleidsregels van 21 april 2016 (‘de zieke werknemer’) heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) getracht weer te geven welke gegevens van de zieke werknemer wel en niet mogen worden verwerkt. De AP heeft beoogd de eerdere beleidsregels duidelijker te beschrijven, dit met het oog op in de praktijk geconstateerde onduidelijkheden. De onduidelijkheden lijken echter niet te zijn verdwenen. Dit blijkt onder meer uit een brief van Minister Asscher van 6 juni 2016 aan de Tweede Kamer. De nieuwe beleidsregels van de AP onderscheiden drie fases. Onderstaand worden deze drie fases kort toegelicht.

De sollicitatieprocedure
Een toekomstige werkgever mag geen vragen stellen over de gezondheid van een sollicitant of diens ziekteverzuim in het verleden. Alleen onder strikte voorwaarden mag een werkgever een aanstellingskeuring laten uitvoeren. Een van de voorwaarden is dat de functie bijzondere eisen stelt aan de medische geschiktheid van de sollicitant.

De ziekmelding
Een werkgever mag als een werknemer zich ziek meldt de volgende gegevens over zijn gezondheid vragen en registreren:

• het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
• de vermoedelijke duur van het verzuim;
• de lopende afspraken en werkzaamheden;
• of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt;
• of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
• of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).

De werkgever mag in principe geen andere gegevens over de gezondheid verwerken dan de hierboven genoemde gegevens. Ook niet met toestemming van de werknemer. Alleen wanneer een werknemer een ziekte heeft waarbij het noodzakelijk kan zijn dat directe collega’s in geval van nood weten hoe te handelen, mag de werkgever de vrijwillig door de werknemer verstrekte gegevens over zijn ziekte registreren.

Ziekteverzuimbegeleiding en re-integratie
De bedrijfsarts/arbodienst mag de volgende gegevens over de gezondheid van een zieke werknemer aan de werkgever verstrekken:

• de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is;
• de verwachte duur van het verzuim;
• de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is;
• eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor re-integratie moet treffen.

Gerezen vragen n.a.v. nieuwe beleidsregels
In de praktijk zijn diverse vragen gerezen naar aanleiding van de nieuwe beleidsregels van de AP. Op de website van de AP wordt met betrekking tot een aantal gevallen aandacht besteed aan vragen uit de praktijk. Minister Asscher heeft eveneens op 6 juni 2016 over (onder meer) de uitvoeringsproblemen een brief geschreven aan de Voorzitter van de Tweede Kamer. In deze brief geeft de Minister antwoord op een aantal vragen die zijn gerezen in de praktijk:

• het is werkgevers toegestaan om aan zieke werknemers gegevens te vragen die noodzakelijk zijn om te kunnen beoordelen hoe het verder moet met de werkzaamheden;
• de bedrijfsarts/arbodienst mag de gegevens die de werkgever nodig heeft om te beoordelen of hij loon moet doorbetalen of welke aanpassingen nodig zijn voor de re-integratie van de werknemer doorgeven aan de werkgever. De bedrijfsarts mag daartoe de beperkingen van de werknemer wel aan de werkgever doorgeven, maar de werkgever mag daar niet zelf direct bij de werknemer naar vragen en deze gegevens niet verwerken;
• de werkgever, UWV en arbodienst, kunnen voor zover het de begeleiding bij verzuim en re-integratie betreft, in hun onderlinge communicatie en dossiervorming gebruik maken van het Burgerservicenummer;
• werkgevers mogen niet aan hun werknemers vragen onder welke vangnetbepaling ze – op grond van de Ziektewet – vallen. Ze mogen dit gegeven ook niet registreren. Wel mag de werkgever vragen of de werknemer onder een vangnetbepaling valt. De Minister heeft aangegeven in samenwerking met het UWV te bezien wat dit betekent.

De nieuwe beleidsregels vormen een belangrijke leidraad voor werkgevers, bedrijfsartsen en reïntegratiebedrijven over de verwerking van persoonsgegevens van zieke werknemers. Uit de brief van Minister Asscher blijkt dat er echter in de praktijk nog steeds onduidelijkheden zijn.

Heeft u vragen over deze uitvoeringsproblemen of over de privacy van (zieke) werknemers? Neem dan vrijblijvend contact op met ons team arbeidsrecht en/of team privacy.

15 juli 2016