Recentelijk informeerde mijn collega Monica Leenders u over de verplichting een “FG” aan te wijzen in het onderwijs. Sindsdien is er veel verwarring ontstaan over de vraag of ieder schoolbestuur een Functionaris voor de Gegevensbescherming moet aanwijzen, of dat sommige de dans (kunnen) ontspringen.

Grondslag(en)
Organisaties zijn in drie situaties verplicht om een FG te benoemen, namelijk als de organisatie:

1. kwalificeert als een overheidsinstelling en/of een publieke organisatie;
2. zij vanuit hun kernactiviteit op grote schaal individuen volgen; of
3. zij op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerken.

De PO-, VO-Raad en Kennisnet concludeerden eerder al dat ieder schoolbestuur hoe dan ook verplicht is een FG aan te stellen. Volgens hen zijn schoolbesturen aan te merken als een overheidsorgaan, dan wel zijn zij gelijk te stellen aan een overheidsorgaan (categorie 1). Bovendien volgen schoolbesturen op grote schaal individuen (categorie 2). Voor besturen in speciaal onderwijs geldt daarnaast dat zij op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerken (categorie 3).

De meningen zijn verdeeld
Ondanks dat de belangrijkste adviesraden in het onderwijs concluderen dat alle schoolbesturen een FG moeten benoemen, zijn de meningen verdeeld. Tegenstanders maken de vergelijking met het voorbeeld van de kleine zelfstandige, namelijk de zelfstandig werkende advocaat of de huisarts met een eigen praktijk (circa 1200 patiënten). Beide zijn te vergelijken met kleine schoolbesturen, waar slechts een paar honderd leerlingen zijn ingeschreven. Nu de advocaat en de huisarts geen FG hoeven te benoemen, zouden besturen van één kleine school ook de dans kunnen ontspringen.

De gedachte hierbij is tweeledig. Enerzijds wordt beargumenteerd dat besturen van één kleine school niet op “grote schaal” gegevens verwerken. De situatie waarin de schoolbestuurder verkeert kan worden vergeleken met die van de advocaat en de huisarts.

Anderzijds brengt het aanwijzen van een FG hoge kosten met zich mee. Het schoolbestuur is daarom al snel aangewezen op het benoemen van een externe FG. Een andere optie is het inzetten van eigen personeel. Het inzetten van eigen personeel heeft echter al snel tot gevolg dat 0.2 FTE moet worden ingeleverd, wat voor een kleine organisatie geen sinecure is.

Wat is juist?
Alleen openbare scholen kwalificeren als overheidsinstantie in de zin van de AVG. Zij zullen op basis van de eerste grondslag een FG moeten benoemen. Bijzondere scholen niet, zij voeren slechts een publieke taak uit waar het de afgifte van diploma’s betreft.

Toch komen ook zij niet onder de verplichting tot het aanstellen van een FG uit. Scholen die gebruik maken van een leerlingvolgsysteem vallen namelijk onder categorie twee, het stelselmatig observeren van personen. Aangezien iedere school gebruikmaakt van enig leerlingvolgsysteem, zal ook ieder schoolbestuur een FG moeten aanstellen. Op die manier komen ook eenpitters niet onder de verplichting uit.

Bovendien geldt voor het bevoegd gezag van een grote school of van meerdere scholen (en samenwerkingsverbanden!) dat zij al snel op grootschalige wijze bijzondere persoonsgegevens verwerken (categorie 3). Schoolbesturen waarbij veel leerlingen staan ingeschreven, beschikken over een aanzienlijke hoeveelheid gevoelige informatie. Denk hierbij onder andere aan cijfers, begeleidingsplannen, gegevens over de thuissituatie. Op de vraag waar de grens met betrekking tot de grootschaligheid ligt, kan nu nog geen antwoord worden gegeven. De tijd zal dat moeten uitwijzen aan de hand instructies van de Autoriteit Persoonsgegevens en jurisprudentie over de AVG.

Conclusie
De verplichting tot het benoemen van een FG geldt aldus voor álle schoolbesturen, ongeacht het aantal ingeschreven leerlingen, de hoeveelheid bijzondere persoonsgegevens die worden verwerkt en het feit dat de meeste scholen géen overheidsinstantie zijn.

Omdat de AVG inmiddels inwerking is getreden, adviseren wij u zo spoedig mogelijk een FG te benoemen. Indien wij u daarbij van dienst kunnen zijn, bijvoorbeeld door het vervullen van de rol van (externe) FG, vernemen wij dat graag. Neem in dat geval contact op met een van de advocaten van team Onderwijs, zij zijn u graag van dienst.

Juni 2018