Vergaderen binnen de vennootschap tijdens de coronacrisis

Update! De hier besproken wetgeving is op 21 april 2020 in werking getreden en geldt in beginsel tot en met 1 september 2020. Het merendeel van de bepalingen heeft terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020.

Aandeelhoudersvergaderingen, bestuursvergaderingen en bijeenkomsten van de raad van commissarissen houden we in deze tijd beter niet face-to-face. Overleg is in deze moeilijke periode echter van wezenlijk belang en soms zelfs verplicht. Hoe vergaderen organen van de vennootschap als fysieke bijeenkomsten als gevolg van de corona-uitbraak niet mogelijk zijn?

Bedrijven en beleggers vroegen onlangs aandacht voor de (on)mogelijkheid om vergaderingen te laten doorgaan door middel van elektronische hulpmiddelen. Inmiddels ligt is daartoe een spoedwet aan de Tweede Kamer voorgelegd. Deze wetgeving moet het mogelijk maken om tijdelijk via elektronische middelen te communiceren, waar nu nog fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven.

Spoedwet
Volgens het aanvankelijke persbericht zou het gaan om bijvoorbeeld beursvennootschappen en verenigingen die jaarlijks een algemene vergadering moeten houden. Uit een later gepubliceerde aanvulling blijkt dat de regeling niet tot deze rechtspersonen is beperkt. Uit het voorstel van wet blijkt dat ook voor coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, besloten vennootschappen en verenigingen van eigenaars die jaarlijks een algemene vergadering moeten houden, zijn in de spoedwet voorzieningen getroffen.

Statutaire bepalingen aangaande het fysiek bijeenkomen van het bestuur, de raad van commissarissen en de algemene vergadering en statutaire bepalingen die de uitoefening van bepaalde bestuursbevoegdheden beperken of aan de goedkeuring van een ander orgaan of een derde onderwerpen, zijn ingevolge de spoedwet niet van toepassing.

De spoedwet stelt het bestuur daarnaast in de gelegenheid te bepalen een algemene vergadering te houden die uitsluitend via livestream (audio of video) is te volgen. Het bestuur mag dan de toegang tot een fysieke aandeelhoudersvergadering weigeren. Dat kan echter alleen als de leden of aandeelhouders in beginsel tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering de gelegenheid hebben gehad om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld. Deze vragen moeten uiterlijk op de vergadering zelf worden beantwoord. De antwoorden moeten bovendien op de website van de  rechtspersoon worden geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk worden gemaakt.

Indien reeds een oproeping voor een reguliere aandeelhoudersvergadering heeft plaatsgevonden, kan het bestuur tot uiterlijk 48 uur voor het tijdstip van de algemene vergadering de wijze van vergaderen wijzigen om conform de spoedwet op afstand te vergaderen te vergaderen. Wanneer een lid of aandeelhouder niet optimaal aan de vergadering heeft kunnen deelnemen, zijn besluiten niettemin rechtsgeldig. Daarnaast kan het bestuur de termijn voor het houden van een algemene vergadering en de termijn voor het opmaken van de jaarrekening uitstellen. Ten slotte bepaalt de spoedwet ook dat een verzuim van de publicatieplicht, als gevolg waarvan bestuurdersaansprakelijkheid in faillissement in beginsel vaststaat, niet aanmerking wordt genomen indien dat verzuim is te wijten aan de gevolgen van de corona-crisis.

Voorgenomen wordt om de afwijkingen van Boek 2 BW terugwerkende kracht te geven tot en met 23 maart 2020. De spoedwet vervalt per 1 september 2020, maar kan nadien telkens met twee maanden worden verlengd.

Alternatieven (voor de BV)

De wet biedt al mogelijkheden om op andere manieren tot besluitvorming te komen dan door middel van een fysieke vergadering. Zo worden elektronische  aandeelhoudersvergaderingen door de wet deels gefaciliteerd, maar daarvoor is een uitwerking in de statuten van de BV vereist. Voor het geval een dergelijke statutaire regeling ontbreekt, voorziet de spoedwet erin dat het bestuur toch kan besluiten de aandeelhoudersvergadering conform deze wettelijke regeling te organiseren.

Hierna wordt kort stilgestaan bij enkele alternatieve manieren om bij BV’s tot besluitvorming te komen. Om te voorkomen dat besluiten ongeldig zijn of op een later moment kunnen worden aangetast, is daarbij steeds van belang de relevante formaliteiten in acht te nemen.

Aandeelhoudersvergadering
Bij besloten vennootschappen kunnen aandeelhouders ook buiten vergadering besluiten nemen. De stemmen moeten schriftelijk worden uitgebracht. In beginsel kan ook per e-mail worden gestemd. Voor besluitvorming buiten vergadering is verder de instemming van alle vergadergerechtigden (denk aan certificaathouders en pandhouders op aandelen) vereist. Zij kunnen in beginsel per e-mail instemming verlenen. Daarnaast moeten het bestuur en, in een voorkomend geval, de raad van commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid worden gesteld om advies uit te brengen.

Mocht het niettemin noodzakelijk zijn om een fysieke aandeelhoudersvergadering te houden, dan kan het aantal aanwezigen worden beperkt door aandeelhouders bij volmacht te laten deelnemen.

Let op! Voor deze mogelijkheden geldt dat de statuten van de vennootschap een (deels) afwijkende regeling kunnen geven, waardoor deze alternatieven soms niet of slecht beperkt mogelijk zijn.

Vergaderingen van het bestuur en de raad van commissarissen
Anders dan voor aandeelhoudersvergadering, geeft Boek 2 BW geen antwoord op de vraag of elektronisch vergaderen door deze organen mogelijk is. Ook besluitvorming buiten vergadering is voor deze organen niet in de wet geregeld. Het hoogstpersoonlijke karakter van de benoeming als bestuurder brengt bovendien met zich dat uitsluitend andere bestuurders kunnen worden gevolmachtigd om aan een bestuursvergadering deel te nemen.

Het gebrek aan wettelijke bepalingen vormt in dit geval een uitkomst: bestuurders en commissarissen hebben daardoor meer vrijheid om de wijze van vergaderen vorm te geven. Vaak, meestal in de meer moderne statuten, is daartoe een regeling opgenomen over de wijze waarop het bestuur en de raad van commissarissen moeten besluiten. Ook besluitvorming buiten vergadering is in veel gevallen in de statuten gefaciliteerd.

De statuten bieden het bestuur en de raad van commissarissen in de regel ook de mogelijkheid om een reglement vast te stellen, waarin zij onder meer de wijze van vergaderen nader kunnen uitwerken. Voor het vaststellen van een dergelijk reglement is soms echter de goedkeuring van een ander orgaan vereist, bijvoorbeeld van de aandeelhoudersvergadering.

Indien de statuten dergelijke regelingen kennen en/of reglementen zijn vastgesteld, is het voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming belangrijk dat de daarin opgenomen procedures strikt worden gevolgd.

Meer informatie
Heeft u hulp nodig bij het organiseren van vergaderingen op afstand en/of vragen over de hiervoor besproken onderwerpen? Neem gerust contact op met Jeffrey van Nuland of een van onze andere collega’s van het team Ondernemingsrecht. Heeft u meer corona-gerelateerde vragen? Om u zo goed mogelijk te informeren, vindt u op onze corona landingspagina een uitgebreide Q&A met veel gestelde vragen en antwoorden. Dagelijks breiden we deze kennisbank uit met actuele Q&A’s.

9 april 2020
Laatst gewijzigd: 12 mei 2020

16715 
Ik help u graag verder
Jeffrey van Nuland
Advocaat
Meest gelezen
  • ‘Kopietje paspoort’
  • ‘Oude’ pandeigenaren versus nieuw...
  • ‘Recht op vergetelheid’ heeft geen...
  • “Als lekkerste getest” niet...
  • “Detachering” leerling is verwijdering

Website feedback

Wij stellen uw mening erg op prijs. Om uw ervaring te verbeteren vragen wij ongeveer 1 minuut van uw tijd om onze website te beoordelen.

You have Successfully Subscribed!