Recentelijk heeft de Commissie van Aanbestedingsexperts in Advies 497  nog eens herhaald dat uit de aanbestedingsbeginselen volgt dat de omvang van een raamovereenkomst die Europees wordt aanbesteed voldoende transparant dient te zijn. Het Hof van Justitie van de Europese Unie (“HJEU”) heeft in zijn arrest van 19 december 2018  eerder verduidelijkt dat dit de aanbestedende dienst verplicht om de “maximale hoeveelheid” prestaties die zullen worden opgedragen onder de raamovereenkomst al in de aanbestedingsstukken te vermelden. Zodra dat maximum wordt bereikt, kan de volgende opdracht die onder de scope van de raamovereenkomst valt daaronder niet meer zonder meer worden opgedragen.

Maximale omvang raamovereenkomst

De verplichting om de maximale hoeveelheid te vermelden geldt zowel voor het opgeven van het maximale aantal leveringen of diensten dat zal worden afgenomen, als de maximale waarde daarvan. Deze twee komen echter vaker niet dan wel met elkaar overeen. Indien bijvoorbeeld sprake is van meerdere eenheden met verschillende prijzen, zoals diverse leermiddelen, zal de waarde van een bepaald afname-aantal afhangen van de vraag welke eenheden zijn afgenomen. Het is nog niet uitgemaakt of de raamovereenkomst vol zit bij het bereiken van het maximale aantal, het bereiken van de maximale waarde dan wel één van deze twee. Zekerheidshalve adviseren wij daarom om de raamovereenkomst als “vol” te beschouwen zodra één van deze twee maxima wordt bereikt.

In de praktijk zullen uitvoeringsproblemen ten aanzien van de maximale omvang zich vooral voordoen in gevallen waarin deze te laag is ingeschat. Als de (Europese) aanbesteding van de nieuwe raamovereenkomst nog op zich laat wachten terwijl de huidige al vol zit, doet zich dan de vraag voor hoe een volgende opdracht toch nog kan worden opgedragen.

Bagatelregeling

Gelukkig komt aan de aanbestedende dienst in deze gevallen enige speelruimte toe op grond van de “de minimisregeling”, ook wel de bagatelregeling. Deze regeling bepaalt dat wijziging van een overheidsopdracht niet wezenlijk is als (cumulatief):

• het bedrag waarmee de wijziging gepaard gaat lager is dan 10% van de waarde van de oorspronkelijke overheidsopdracht voor leveringen en diensten[1];
• het bedrag de toepasselijke Europese aanbestedingsdrempel niet overschrijdt en;
• de wijziging de algemene aard van de overheidsopdracht niet wijzigt.[2]

Opdrachten die hieraan voldoen kunnen op grond van de bagatelregeling alsnog worden opgedragen aan de zittende dienstverlener, tot aan het moment dat de “netto cumulatieve waarde” daarvan de genoemde 10% of het bedrag van de toepasselijke aanbestedingsdrempel bereikt. Tot en met eind 2019 bedraagt deze drempel voor leveringen en “reguliere” diensten door decentrale overheden EUR 221.000,- exclusief BTW.

Toepassing bij raamovereenkomsten

Het beroep op de bagatelregeling bij een raamovereenkomst behoeft enige toelichting. Daar bestaat namelijk in de Nederlandse praktijk nog al eens onduidelijkheid over, omdat de Aanbestedingswet 2012 niet duidelijk vermeldt dat het hoofdstuk waarin de bagatelregeling is opgenomen ook van toepassing is op raamovereenkomsten.  Er wordt alleen gesproken over een “overheidsopdracht”, ook al spreekt de Europese aanbestedingsrichtlijn telkens over “opdrachten en raamovereenkomsten”. Omdat de raamovereenkomst blijkens de parlementaire geschiedenis om redenen van doelmatigheid onder de definitie van overheidsopdracht is gebracht in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012, staat echter vast dat de bagatelregeling ook voor raamovereenkomsten geldt.

Conclusies en aanbevelingen

Wanneer een raamovereenkomst “vol” zit, kan de aanbestedende dienst mogelijk nog rechtmatig (een) opdracht(en) onder die raamovereenkomst gunnen met een beroep op de bagatelregeling. Dit kan normaliter tot een bedrag van 10% van de waarde van de raamovereenkomst.

Desalniettemin bevelen wij aan om het hier niet op aan te laten komen en tijdig de (Europese) aanbesteding van de nieuwe raamovereenkomst voor te bereiden.

Bent u erin geïnteresseerd om meer te weten te komen over het aanbesteden van raamovereenkomsten? Op deze en andere onderwerpen zullen wij nader ingaan tijdens onze kennissessie Samen bouwen voor Onderwijs op 11 september 2019 in Eindhoven. Of neem contact op met één van de specialisten van Team Onderwijs .

[1] 15% voor overheidsopdrachten voor werken.

[2] Artikel 2.163b Aanbestedingswet 2012.