Skip to main content

Voortgangsgesprek, (half)jaargesprek, feedbackloop, planning- en functioneringsgesprek, competentiemanagementcyclus, evolutiegesprek, etcetera, etcetera. Beoordelingsgesprekken en -methodieken zijn er in vele soorten en maten. Wat ze gemeen hebben is dat een werkgever op gezette momenten in een formele setting feedback levert om het presteren, gedrag en de ontwikkeling van werknemers te kunnen sturen en evalueren. Deze traditionele manier van beoordelen staat echter op de helling. Steeds meer werkgevers kiezen voor een minder top-down benadering en geven aan te (willen) starten met ‘het nieuwe beoordelen’. Het beoordelingsgesprek is echter cruciaal in een ontslagzaak bij disfunctioneren en hét aandachtspunt bij dossiervorming. Kan dit dus zomaar, stoppen met het beoordelingsgesprek?

Ontslag wegens disfunctioneren
Sinds de invoering van het nieuwe ontslagrecht is het ontslaan van werknemers wegens disfunctioneren moeilijker geworden. Onderzoekers van de Erasmus Universiteit becijferden dat liefst 72% van de ontbindingsverzoeken op deze grond worden afgewezen door rechters. Een werkgever moet ook heel wat aantonen. Een ontbindingsverzoek op grond van disfunctioneren moet voldoen aan vijf vereisten:

  1. De werknemer moet ongeschikt zijn tot het verrichten van de overeengekomen arbeid;
  2. De ongeschiktheid mag niet zijn veroorzaakt door ziekte van de werknemer;
  3. De werkgever moet de werknemer tijdig hebben geïnformeerd over het disfunctioneren;
  4. De werknemer moet in voldoende mate in de gelegenheid zijn gesteld om zijn functioneren te verbeteren;
  5. De ongeschiktheid mag niet het gevolg zijn van onvoldoende zorg van de werkgever voor de arbeidsomstandigheden of scholing van de werknemer.

Hierbij geldt dan ook nog de algemene eis dat herplaatsing in een andere passende functie niet mogelijk is.

De rol van beoordelingsgesprekken bij disfunctioneren
Het is aan de werkgever om voldoende aannemelijk te maken dat de werknemer disfunctioneert (eerste vereiste). Om dit aan te kunnen tonen dient de werkgever tekortkomingen in het functioneren van de werknemer zo concreet mogelijk schriftelijk vast te leggen. ‘Dossiervorming’ dus. Hoewel de werkgever gebruik kan maken van verschillende stukken, volgt uit de rechtspraak de hoofdregel dat het disfunctioneren moet volgen uit (verslagen van) functionerings- of beoordelingsgesprekken. Als dit niet het geval is, volgt in veel gevallen afwijzing van het ontbindingsverzoek wegens disfunctioneren.

De kantonrechter Amsterdam overwoog bijvoorbeeld “dat verwacht mag worden dat eventueel disfunctioneren in een beoordelingsgesprek tot uitdrukking wordt gebracht“. In een geval waarin de werkgever stelde dat sprake was van disfunctioneren, maar dit niet had onderbouwd aan de hand van verslagen van beoordelingsgesprekken vond de kantonrechter Roermond: “Dit wekt verbazing aangezien in geval van (ernstig) disfunctioneren […] een en ander toch zou nopen tot het houden van een functionerings- beoordelingsgesprek waarin dat tot uitdrukking wordt gebracht.” Beide kantonrechters besloten de arbeidsovereenkomst niet te ontbinden op grond van disfunctioneren.

Ook bij andere vereisten is het beoordelingsgesprek nuttig. Zo moet het de werknemer tijdig duidelijk zijn dat hij disfunctioneert (vereiste 3). Verslaglegging van functionerings- en beoordelingsgesprekken is hier bij uitstek geschikt voor. Dit geldt ook voor het aantonen van het vierde vereiste: het verbetertraject. Een beoordelings- of functioneringsgesprek is een geschikt moment voor (tussentijdse) evaluatie van een verbetertraject.

Tips bij ‘het nieuwe beoordelen’
Er is geen eenduidige definitie van ‘het nieuwe beoordelen’. Organisaties geven hier veelal elk een eigen invulling aan. Wat steeds terugkomt is dat bij ‘het nieuwe beoordelen’ meer verantwoordelijkheid bij de werknemer wordt gelegd. In plaats van een top-down beoordeling, door voorstanders van ‘het nieuwe beoordelen’ ‘veroordeling’ genoemd, krijgen werknemers de kans zelf bij te dragen aan persoonlijke doelstellingen en organisatiedoelstellingen. Werknemers nemen ook de lead bij het formuleren van ontwikkelpunten en beoordelingscriteria. Werkgevers zijn bij dit proces dienend. Verder wordt feedback over prestaties en ontwikkeling continue geleverd en niet meer in een vaste gesprekkencyclus.

Hoe organisaties ‘het nieuwe beoordelen’ ook inrichten, het is raadzaam de eisen die aan het aantonen van disfunctioneren worden gesteld hierbij niet uit het oog te verliezen en een concreet startmoment te bepalen. ‘Het nieuwe beoordelen’ maakt een einde aan hiërarchische eenrichtingsverkeergesprekken. Dat is een risico. Het blijft namelijk vereist dat een werkgever vanuit zijn leidinggevende rol een werknemer tijdig duidelijk maakt dat hij onvoldoende functioneert. Werkgevers moeten disfunctioneren concreet maken aan de hand van voorbeelden en bij voorkeur ook verbeterpunten benoemen. Ook kan er niet aan ontkomen worden dat een formeel verbetertraject wordt ingericht om een werknemer in de gelegenheid te stellen zijn functioneren te verbeteren. Het moet een werknemer bovendien duidelijk zijn dat hij zich in een verbetertraject bevindt.

Schriftelijke vastlegging is in dit hele proces key. Bij ‘het nieuwe beoordelen’ moet ervoor worden gewaakt dat het proces te informeel wordt. Ook de contactmomenten voor de doorlopende feedback dienen op papier te worden gezet. Het is namelijk op zich niet vereist dat schriftelijke vastlegging van disfunctioneren aan de hand van een formeel beoordelings- of functioneringsverslagen gebeurd. Dit kan ook aan de hand van bijvoorbeeld verslagen van andere (feedback)gesprekken, waarschuwingen, klachten of verklaringen van derden.

Houd er bovendien rekening mee dat niet ieder contactmoment met een werknemer zich leent voor beoordeling in het kader van disfunctioneren. De kantonrechter Amsterdam merkte op dat een POP-gesprek (persoonlijk ontwikkel plan) niet bedoeld is als een beoordelingsgesprek. 360 graden feedback, vaak genoemd in het kader van ‘het nieuwe beoordelen’, betreft vooral een ontwikkelingsinstrument en kan niet altijd zelfstandig aangemerkt worden als beoordelingsinstrument.

Conclusie
Sinds de invoering van het nieuwe ontslagrecht in 2015 is gebleken dat rechters veel waarde hechten aan goed onderbouwde en schriftelijk vastgelegde (functionerings- en beoordelings)verslagen. Als schriftelijke verslaglegging ontbreekt volgt veelal afwijzing van het ontbindingsverzoek wegens disfunctioneren. In die zin is het dan ook risicovol dat steeds meer werkgevers het traditionele beoordelingsgesprek afschaffen. ‘Het nieuwe beoordelen’ hoeft echter niet aan de opbouw van een goed dossier in de weg te staan. Van belang is de vereisten aan disfunctioneren uit de wet en de rechtspraak niet uit het oog te verliezen.

Heeft u vragen over dit onderwerp, bijvoorbeeld omdat uw organisatie nadenkt over een nieuwe manier van beoordelen? Neem dan contact op met ons team Arbeidsrecht.

Januari 2019