Sinds het voorjaar van 2020 hebben werkgevers vanwege COVID-19 uit coulance de vaste reiskostenvergoeding aan thuiswerkende werknemers onbelast mogen doorbetalen. Ook indien de werknemers feitelijk thuis hebben gewerkt. Zoals het er nu naar uit ziet, komt deze tijdelijke maatregel met ingang van 1 april 2021 te vervallen.

Reguliere regeling vóór coronacrisis

Een werkgever kan met een werknemer voor een vast reistraject (zoals het woon-werk traject) een vaste reiskostenvergoeding afspreken. Welke (onder voorwaarden) tot een maximum van EUR 0,19 onbelast mag worden vergoed gedurende 214 dagen per kalenderjaar. Dit is toegestaan zolang de werknemer ten minste 36 weken of 128 dagen per kalenderjaar de afgesproken ‘vaste’ reisafstand aflegt. Wijzigt het reisgedrag van een werknemer, bijvoorbeeld in het geval van (structureel) thuiswerken.  Of bij langdurige arbeidsongeschiktheid.  Dan mag werkgever de vaste reiskostenvergoeding nog gedurende maximaal 6 weken onbelast doorbetalen. Ook indien feitelijk niet (of minder) is gereisd. Na afloop van die 6 weken mogen alleen de daadwerkelijk afgelegde kilometers nog onbelast worden vergoed.

Coronamaatregel

Tijdens de coronacrisis is een coulanceregeling aangenomen voor de doorbetaling van de vaste reiskostenvergoeding. In het ‘Besluit noodmaatregelen coronacrisis’ van 6 mei 2020[1] heeft de wetgever goedgekeurd dat een werkgever tijdelijk geen gevolgen hoeft te verbinden aan een wijziging van het reispatroon, bijvoorbeeld als gevolg van structureel thuiswerken. Dit biedt werkgevers de mogelijkheid de vaste reiskostenvergoeding aan (structureel) thuiswerkende werknemers onbelast te blijven betalen. Aanvankelijk is besloten[2] dat deze tijdelijke maatregel alleen voor het jaar 2020 zou gelden. Eind 2020 is deze termijn verlengd tot 1 februari 2021.  In een Kamerbrief van 21 januari 2021 is bekend gemaakt dat de maatregel nogmaals wordt verlengd, namelijk tot 1 april 2021.

Hoewel er op dit moment nog veel onzekerheid bestaat over hoe lang de coronacrisis nog precies zal aanhouden, blijft thuiswerken voorlopig in ieder geval nog de norm. Derhalve valt niet uit te sluiten dat de tijdelijke maatregel alsnog (opnieuw) wordt verlengd. In ieder geval dienen werkgevers er rekening mee te houden dat, gelet op het voortdurende thuiswerken, het in 2021 realistisch is dat niet aan de voorwaarden voor een onbelaste vaste reiskostenvergoeding wordt voldaan. Vooral nu de thuiswerkende werknemer in 2021 mogelijk niet minstens 36 weken of 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek zal reizen. Het is noodzakelijk om na te denken hoe hiermee om te gaan.

Praktische tips

  1. Zorg voor een administratiesysteem waarin werknemers een verzoek tot reiskostenvergoeding kunnen indienen voor de dagen waarop zij feitelijk (naar het werk) hebben gereisd.
  2. Denk na over het invoeren van een thuiswerkvergoeding. De thuiswerkdagen kunnen ook in het administratiesysteem worden geregistreerd.
  3. Ga na wat in de arbeidsovereenkomsten, cao en/of personeelshandboek is afgesproken over de vaste reiskostenvergoeding en pas deze, zo nodig, aan op ‘het nieuwe normaal’. Leg vast wat met werknemers wordt afgesproken over thuiswerken en werken op kantoor.

Wilt u meer informatie?

Heeft u vragen of wilt u meer informatie? Neem dan contact op met een van de advocaten van team Arbeidsrecht. Wij houden u op de hoogte van alle ontwikkelingen in het Arbeidsrecht via onze website en Arbeidsrecht LinkedIn pagina.

Januari 2021

 

[1] Stcrt. nr. 26066-9594.

[2] Stcrt. nr. 2020-19833.