Om de verspreiding van COVID-19 te beperken kan het fysiek bijeenkomen voor een algemene vergadering van leden of aandeelhouders, maar ook van bestuurders, commissarissen en andere vergadergerechtigden zoals de accountant, onwenselijk zijn. Niet alle verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, naamloze en besloten vennootschappen hebben in hun statuten de mogelijkheid opgenomen om via een elektronisch communicatiemiddel deel te nemen aan de algemene vergadering en het stemrecht uit te oefenen.
Het wetsvoorstel ‘Tijdelijke voorzieningen op het terrein van het Ministerie van Justitie en Veiligheid in verband met de uitbraak van COVID-19’ beoogt rechtspersonen en hun leden en aandeelhouders rechtszekerheid over de noodzakelijke besluitvorming te bieden door:
- het toestaan van tijdelijke afwijkingen ten aanzien van het houden van (digitale) vergaderingen door het bestuur, de raad van commissarissen en de ALV/AVA;
- uitstel van wettelijke termijnen; en
- tijdelijke beperking van het zgn. ‘bewijsvermoeden’ voor bestuurdersaansprakelijkheid in faillissement. Het niet (tijdig) openbaar maken van de vastgestelde jaarrekening geldt dan niet als kennelijk onbehoorlijke taakvervulling van de bestuurder(s).
Algemeen
- Statutaire bepalingen die (a) zien op het fysiek bijeenkomen van het bestuur, de raad van commissarissen en de algemene vergadering en/of statutaire bepalingen die (b) de uitoefening van aan het bestuur toegekende bevoegdheden beperken of aan de goedkeuring van een ander orgaan of een derde onderwerpen, zijn niet van toepassing.
- Wanneer in deze wet wordt afgeweken ten behoeve van leden of aandeelhouders, worden daaronder ook andere vergadergerechtigden begrepen. Denkt u bijvoorbeeld aan gevolmachtigden, vruchtgebruikers en pandhouders met vergaderrecht, certificaathouders, bestuurders, commissarissen en de accountant.
- Bent u het bestuur (of raad van commissarissen) van een van de genoemde rechtsvormen?
Met instemming van alle bestuurders respectievelijk commissarissen kan de besluitvorming op andere wijze plaatsvinden, bijv. langs de elektronische weg.
- Wilt u afwijken van wettelijke bepalingen inzake het houden van algemene vergaderingen? Hieronder vermelden wij de aandachtspunten per rechtspersoon.
Vereniging of Vereniging van Eigenaars (VVE)
Het bestuur kan bepalen dat, in plaats van een fysieke vergadering, een algemene vergadering wordt gehouden die uitsluitend via een elektronisch communicatiemiddel is te volgen. Het bestuur kan bepalen dat vergadergerechtigden geen fysieke toegang hebben tot de algemene vergadering als:
- de ALV via een elektronische communicatiemiddel (audio of video) is te volgen en het bestuur dit in de oproeping vermeldt;
- de leden tot 72 uur voor de vergadering schriftelijk of elektronisch vragen kunnen stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld;
- het bestuur zich ervoor inspant dat tijdens de ALV, langs elektronische weg of anderszins nadere vragen gesteld kunnen worden;
- de vragen uiterlijk tijdens de ALV worden beantwoord en de antwoorden op de website geplaatst of (voorafgaand aan de ALV) via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt.
Voor zover de statuten niet anders bepalen, kan het bestuur verder bepalen:
- dat het stemrecht slechts kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Dit moet worden vermeld bij de oproeping of bij de wijziging van de wijze van vergaderen;
- dat stemmen die voorafgaand aan de ALV door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de ALV zijn uitgebracht.
Let op! Mocht de verbinding hebben gehaperd of anderszins een vergadergerechtigde niet optimaal hebben kunnen deelnemen aan de elektronische vergadering, heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming.
- Het bestuur (en niet de ALV) kan bepalen dat de termijn van zes maanden na boekjaar voor het opmaken van de jaarrekening, wordt verlengd met ten hoogste vier maanden. Voor de VVE geldt dat de termijn kan worden verlengd met ten hoogste zes maanden.
NV en BV
Het bestuur kan bepalen dat, in plaats van een fysieke vergadering, een algemene vergadering voor aandeelhouders wordt gehouden die uitsluitend via een elektronisch communicatiemiddel is te volgen. Het bestuur kan bepalen dat vergadergerechtigden geen fysieke toegang hebben tot de AVA als:
- de AVA via een elektronisch communicatiemiddel (audio of video) is te volgen en het bestuur dit in de oproeping vermeldt;
- de vergadergerechtigden tot 72 uur voor de vergadering schriftelijk of via elektronische weg vragen kunnen stellen over de onderwerpen in de oproeping (36 uur indien het besluit om digitaal te vergaderen is genomen binnen 10 dagen voor de geplande AVA).
- het bestuur van de NV (zorg dragen) of van de BV (inspannen) dat tijdens de digitale vergadering langs elektronische weg of op een andere wijze nadere vragen gesteld kunnen worden, tenzij dit in de gegeven omstandigheden niet kan worden gevergd.
Let op! Voor het bestuur van de NV geldt dus dat zij dit moeten realiseren.
- de vragen uiterlijk tijdens de AVA worden beantwoord en de antwoorden op de website geplaatst of (voorafgaand aan de AVA) via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk worden gemaakt. Zo kunnen aandeelhouders de antwoorden betrekken bij het uitoefenen van hun stemrecht.
Voor zover de statuten niet anders bepalen, kan het bestuur verder bepalen:
- het stemrecht slechts kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Dit moet worden vermeld bij de oproeping of bij de wijziging van de wijze van vergaderen.
- iedere aandeelhouder bevoegd is om in persoon of bij een schriftelijk gevolmachtigde langs elektronische weg aan de AVA deel te nemen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen.
- stemmen die voorafgaand aan de AVA door middel van een elektronisch communicatiemiddel of schriftelijk worden uitgebracht, gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht. Dit moet bij de oproeping of bij de wijziging van de wijze van vergaderen worden vermeld.
Let op! Mocht de verbinding hebben gehaperd of anderszins een vergadergerechtigde niet optimaal hebben kunnen deelnemen aan de elektronische vergadering, heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming.
Let op! Als er al een oproep is verzonden, kan tot 48 uur voor de AVA de AVA worden gewijzigd in een digitale AVA of de plaats van de AVA worden gewijzigd.
Boekjaar en jaarrekening
- Het bestuur kan de termijn van zes maanden na einde boekjaar voor het houden van een Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) verlengen met ten hoogste vier maanden.
- Het bestuur (en dus niet de AVA) kan de termijn voor het opmaken van de jaarrekening verlengen met ten hoogste vijf maanden. Er is geen sprake van kennelijk onbehoorlijk bestuur als de te late deponering van de jaarrekening van het meest recente afgesloten boekjaar wordt veroorzaakt door COVID-19. Deze bepaling blijft gelden tot 1 september 2023.
Let op! Documenteer goed dat de te late deponering van de jaarrekening is veroorzaakt door gevolgen van COVID-19. Het bestuur dient dit zo nodig achteraf te kunnen aantonen bij gebreke waarvan alsnog de kans bestaat dat vast komt te staan dat er sprake is van kennelijk onbehoorlijk bestuur. Boekhoudplicht blijft gewoon bestaan!
Stichting
Het bestuur van de stichting kan (ongeacht of de statuten een ander orgaan bevoegd maken) de termijn van zes maanden na afloop van het boekjaar verlengen met ten hoogste vier maanden.
Aanbevelingen & conclusies
- Zorg dat u zorgvuldig te werk gaat bij tijdelijke afwijkingen van wettelijke en statutaire bepalingen bij het houden van (digitale) vergaderingen en daarmee verband houdende termijnen. Indien u als bestuur besluit om af te wijken, vereist dit een besluit. Documenteer dit goed en zorg voor openheid en transparantie.
- Indien de statuten nog niet voorzien in een digitale wijze van vergaderen, verdient het aanbeveling dit alsnog te regelen zodat ook nadat de tijdelijke maatregelen hun kracht verliezen, digitale vergaderingen mogelijk zijn. Er kunnen in de toekomst ook andere omstandigheden voorkomen waardoor een digitale vergadering de voorkeur heeft.
Actualiteiten
Kijk voor actuele informatie over COVID-19 op www.RIVM.nl en op onze website speciaal voor ondernemingen en instellingen: https://www.boelszanders.nl/coronavirus/
Vragen of advies?
Indien u naar aanleiding van deze bijdrage vragen heeft of nader advies wenst te ontvangen, verzoeken wij u om contact op te nemen met:
Jeroen Tulfer
Teamleider Corporate Advisory
April 2020
