Verschillende organisaties worstelen met de vraag of zij al dan niet een FG (Functionaris voor de Gegevensbescherming) moeten aanstellen. Dit kan zich toespitsen op de vraag of een organisatie de stap wilt nemen om vrijwillig een FG aan te stellen, of op de vraag hoe het takenpakket van de FG zich intern verhoudt.

Aanstelling FG indien niet verplicht
Iedere organisatie kan de stap nemen om een FG aan te stellen, ook wanneer de AVG dat niet verplicht stelt. Een eenmaal aangestelde en bij de Autoriteit Persoonsgegevens aangemelde FG heeft dezelfde rechten en plichten als de verplichte FG. Hij of zij dient dus ook toegang te hebben tot directie, tijdig te worden meegenomen in besluitvorming. De FG heeft ook ontslagbescherming.

Er kunnen een aantal redenen zijn om een FG aan te stellen, ook als je het als organisatie niet verplicht bent. De belangrijkste is om naar buiten toe uit te stralen dat privacy wordt gewaarborgd en dat de organisatie zich bewust is van de verplichtingen die de AVG met zich meebrengt. Marketingtechnisch kan dit interessant zijn.

Een andere reden kan zijn omdat de informele privacy officer intern, toch al alle taken uitvoert die een FG heeft. Indien dat het geval is, is het een kleine stap van informele privacy officer naar officiële FG. Deze ‘promotie’ geeft de privacy officer intern mogelijk ook meer slagkracht vanwege de officiële status.

Verhouding takenpakket en ontslagbescherming
Een FG heeft op grond van de AVG ontslagbescherming voor de taken die hij of zij als FG uitvoert. Dit is vergelijkbaar met de ontslagbescherming van een OR-lid. Ontslagbescherming toekennen aan een werknemer is echter een hele stap. U dient als werkgever wel het vertrouwen te hebben dat de beoogde FG deze taak kan waarmaken.

Tevens wordt van een FG verwacht dat hij of zij onafhankelijk kan adviseren over voorgenomen verwerkingen. Niet alle functies zijn daarmee verenigbaar. Bijvoorbeeld iemand van de directie, IT of een OR-lid zijn niet geschikt als FG. Directie en IT zouden namelijk als FG de door zichzelf genomen beslissingen moeten bekritiseren. Een OR-lid moet als FG adviseren zonder daarbij de arbeidsrechtelijke implicaties van de OR te betrekken. Dat is immers een andere toets. Bij eventuele invoering van cameratoezicht of monitoring van werknemers zijn deze functies niet verenigbaar.

Wij adviseren organisaties indien mogelijk de functie van FG te combineren met compliance of met control.

Veel organisaties beschikken echter niet over dergelijke controlerende afdelingen. In zo’n geval kan ook gedacht worden aan het aanstellen van een externe FG. Dit heeft veel voordelen. De belangrijkste zijn wel dat de externe FG geen ontslagbescherming geniet en altijd onafhankelijk kan adviseren. Bovendien heeft de externe FG vaak een andere status binnen de organisatie die er voor kan zorgen dat de input van de FG eerder wordt meegenomen. Met inschakeling van een externe FG haalt u ook kennis in huis die u niet intern hoeft te gaan opbouwen.

Ook leden van team Privacy van Boels Zanders Advocaten treden op als externe FG. Tevens zijn wij lid van de Vereniging Privacy recht en het Nederlands Genootschap van FG’s, zodat ook de continue ontwikkeling van kennis is gewaarborgd.

Heeft u vragen over de aanstelling van een FG of wilt u meer weten over de externe FG van Boels Zanders? Neem dat contact op met team Privacy. 

Juli 2018