Op 4 mei 2018 heeft de Hoge Raad een belangrijke uitspraak gewezen over wat wordt bedoeld in het digitale tijdperk met ‘de op de zaak betrekking hebbende stukken’ (artikel 8:42 Awb ).

Inleiding
Ingevolge artikel 8.42 lid 1 Awb is een bestuursorgaan verplicht binnen vier weken na verzending van de beroepsgronden de op die zaak betrekking hebbende stukken bij de bestuursrechter in te dienen. Voor een goede beoordeling van het geschil is het immers nodig dat de bestuursrechter evenals de wederpartij een volledig dossier kan bestuderen en dat alle betrokken procespartijen van hetzelfde procesdossier uitgaan. Artikel 8:42 Awb is opgenomen in Afdeling 8.2.2 van de Awb die gaat over het Vooronderzoek.

De Hoge Raad heeft zich al eerder uitgelaten over wat wordt bedoeld met de formulering ‘de op de zaak betrekking hebbende stukken’. In de uitspraak van 4 mei 2018 heeft de Hoge Raad een nadere duidelijke uitleg gegeven aan dit begrip, onder meer onder verwijzing naar het arrest van 10 april 2015 (ECLI:NL:HR:2015:874). De uitspraak van 4 mei 2018 ziet op een fiscale aangelegenheid. Het is de verwachting dat deze uitspraak bepalend zal gaan zijn voor toepassing van artikel 8:42 in alle bestuursrechtelijke zaken. Dit mede door de voortschrijdende digitalisering.

Belangrijkste overwegingen
De Hoge Raad stelt voorop dat artikel 8:42 lid 1 Awb ertoe strekt dat de gegevens die van belang zijn voor de beoordeling van het in beroep bestreden besluit van de inspecteur aan de rechter – en de wederpartij – beschikbaar worden gesteld. De in die bepaling neergelegde verplichting heeft ten doel te waarborgen dat een geschil over een door de inspecteur genomen besluit wordt beslecht op basis van alle relevante feitelijke gegevens die aan de inspecteur ter beschikking staan, zodat de belanghebbende zich daarover kan uitlaten en de rechter daarmee bij zijn beoordeling rekening kan houden.

Vervolgens geeft de Hoge Raad punt voor punt aan welke stukken wel of niet tot de op de zaak betrekking hebbende stukken behoren:
– het gaat om alle stukken die de inspecteur ter raadpleging ter beschikking staan of hebben gestaan en die van belang kunnen zijn voor de beslechting van de (nog) bestaande geschilpunten. Tot de door de inspecteur over te leggen stukken behoren niet stukken die zich bevinden onder derden (bijvoorbeeld het Openbaar Ministerie) en die niet aan hem zijn verstrekt, ook al is hij bekend met het bestaan daarvan.
– stukken die pas in de loop van het beroep of hoger beroep ter beschikking van de inspecteur zijn gekomen. Indien dergelijke stukken ter beschikking van de inspecteur komen na afloop van de in artikel 8:42 Awb bedoelde termijn, dient hij deze alsnog onverwijld aan de rechter toe te zenden.
– stukken die de inspecteur wel ter beschikking staan of hebben gestaan maar die hij niet heeft gebruikt ter onderbouwing van zijn besluit. Stukken die de inspecteur wel heeft gebruikt ter onderbouwing van zijn besluit, maar die voor de beoordeling van de zaak door de rechter niet (langer) van belang zijn, behoren niet tot de op de zaak betrekking hebbende stukken. Dit is bijvoorbeeld het geval ten aanzien van stukken die betrekking hebben op een element van de aanslag dat in beroep niet (meer) ter discussie staat.
– Als een stuk passages bevat die op de zaak betrekking hebben, is dit stuk als geheel een op de zaak betrekking hebbend stuk. De verplichting om dit stuk over te leggen, ziet daardoor niet slechts op de voor de beoordeling van de zaak relevante passages.

Eem stuk als zoals bedoeld in artikel 8:42 Awb heeft niet alleen betrekking op papieren stukken, maar betreft ook in elektronische vorm vastgelegde, op de zaak betrekking hebbende gegevens. Voor gegevens die worden opgeslagen, bewerkt, verwerkt of beheerd in systematische gegevensverzamelingen (databases) heeft volgens de Hoge Raad te gelden dat zij in beginsel alleen op de zaak betrekking hebben voor zover zij van belang en raadpleegbaar zijn met het oog op de aan de orde zijnde zaak. Deze gegevens vormen het op de zaak betrekking hebbende ‘stuk’, dat in de vorm van een afdruk of op een andere geschikte wijze ter beschikking moet worden gesteld. Daarbij is niet van belang of de desbetreffende gegevens worden ‘opgehaald’ uit één bestand of uit meer bestanden. In deze zaak had de inspecteur een printscreen van een deel van een veel groter bestand bestaande uit gegevens van ongeveer 70.000 belastingplichtigen overgelegd.

Indien niet aan artikel 8:42 wordt voldaan voor het bestuursorgaan dan is het aan de rechter zelf daaruit de gevolgtrekkingen te maken die hem geraden voorkomen.

Meer informatie
Wilt u meer informatie over dit onderwerp of heeft u vragen, neem dan contact op met team Bestuursrecht.