Over deze vraag heeft de Commissie van Aanbestedingsexperts (hierna: “CvA”) zich in de tweede helft van 2015 gebogen. Haar antwoord is terug te vinden in advies 109.

Wat was de casus?
Een aanbesteder heeft een onderhandse meervoudige aanbesteding georganiseerd voor architectendiensten ten behoeve van de nieuw-bouw van een multifunctionele accommodatie (hierna: “MFA”). Het gunningscriterium was de economisch meest voordelige inschrijving. De kwaliteit van de inschrijvingen werd getoetst door een beoordelingscommissie. In het aanbestedingsdocument was de samenstelling van de beoordelingscommissie beschreven; deze zou voor de helft bestaan uit de gebruikers van de MFA. Na ontvangst van de inschrijvingen, maar voorafgaand aan de presentatie heeft de aanbesteder inschrijvers erover geïnformeerd dat de samenstelling van de beoordelingscommissie wegens onvoorziene omstandigheden is gewijzigd; uiteindelijk zat nog één gebruiker in de beoordelingscommissie. Daartegen verzet klager zich.

Het advies
De CvA is van oordeel dat het wijzigen van de samenstelling van de beoordelingscommissie na ontvangst van de inschrijving in strijd met transparantiebeginsel is. Dat inschrijvers vervolgens nog een presentatie kunnen geven, doet daaraan niet af. Inschrijvers kunnen hun inschrijving namelijk zeer wel hebben ingericht en afgestemd op de gebruikers van de MFA. Als vervolgens het aantal gebruikers in de beoordelingscommissie afneemt, valt niet uit te sluiten dat daardoor de inschrijvingen anders worden beoordeeld.

Aanbeveling
Indien er zich na ontvangst van de inschrijvingen feiten en omstandigheden voordoen die nopen tot het wijzigen van de samenstelling van de beoordelingscommissie, luidt het advies (alle) inschrijvers in de gelegenheid te stellen de inschrijving en presentatie aan te passen.

Indien u over dit onderwerp meer wilt weten, neem dan contact met ons op.